Protokoll 12. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2023/2024
12. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2023/2024
Protokollerstellung
alle Anwesenden
Redeleitung
Marlene Winter
Anwesende
- Marlene
- Paul
- Merte
- Oliver-Michael Fischer
- zwischenzeitlich Anny
Sitzungsbeginn: 03.05.2024 11:15 Uhr
R. 1 - Quartal 2 - 2024
Was habt ihr dieses Quartal so getrieben? Schreibt es hier rein oder es ist nicht passiert.
R.I. Leitung und Mitglieder
Erledigung des Tagesgeschäfts
R.II. Bereich Administration Rechentechnik
Naja!
Eigentlich wird viel gearbeitet. Die Ergebnisse (outcome) lassen sehr zu wünschen übrig.
Etwa der Rückschlag um Ostern wegen den Einträgen für DNS zu SPF, die Hochschulverwaltung (aka RZ (aka ZID)) vornahm waren grausam. (Gern kann das "technisch" ausgeführt werden, aber es ist (unnötig) aufwendig, wenn es nicht relevant wird.) Nur zusammengefasst soviel: Göran - auch wenn er zum Teil vom Problem wurde - hat engagiert den Karren erst einmal wieder aus dem Dreck gezogen.
Für VAT@ als Leitung ist es zunehmen unerträglicher - wegen der Übergabe gewisser Teile der Infrastruktur - erst einmal machtlos zu sein, da sich die Zustände von Systemen seiner Kenntnis entziehen, was aber eigentlich durch (eine gewisse Zeit in Anspruch nehmend) Nachfragen und Nachrecherieren dann aufgeholt werden kann. (Zum Glück ist Göran weiterhin so engagiert bei der Sache. Sören bastelt schon mit neuen Konzepten, was aktuell noch problematisch ist, aber hoffentlich Verantwortlichkeit schafft.)
Selbst Beamer (A105/A106) stellen uns vor Herausforderungen, da das System (für uns) nicht nachvollziehbar und zugänglich ist. (Vermutlich sorgt die "Weiche" (oben an der Säule bei der Dose für den Eingang 2) für Probleme. Nicht einmal die Fernbedienung (für die Weiche) ist auffindbar.)
https://wiki.stura.htw-dresden.de/index.php/Projektionsanlage#Verteilung
Spoiler: Wir haben "unverbindlich" beim AVZ um Öffnung vom "Kasten" für die Weiche gebeten.
R.III. Bereich Semesterticket
Verantwortlichkeit Semesterticket
Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket
R.IV. Bereich Service
Erledigung des Tagesgeschäfts (Beantwortung Mails, Durchführung Ausleihe,...)
R.V. Bereich Webservices
Termine von A nach B geschoben, weil die zum Beispiel auf der Startseite lagen.
Kategorisierung von ganzen vielen Terminen nachtgeholt, weil diese gar nicht vorhanden waren.
Fischer: Kategorisierungen, Termine/Pad/Protokolle/Ordner veröffentlicht, Termin erstellt, Termine verschoben
R.VI. Bereich Dokumentation
R.VII. Bereich Kollaboration
R.VIII. Verantwortlichkeit Beachvolleyballplatz
Telefonzelle auf Beachplatz
R.IX. Zuständigkeiten
R.IX.I Zuständigkeit Mitgliederverwaltung
läuft
R.IX.II. Zuständigkeit Verwaltung Post
vat@: Die Stelle hat nennenswert Minusstunden, was sich durch die Entgeltabrechung (wegen Urlaub & Co) ergab. Sicherlich ist das der Leitung bekannt. Das Referat Personal hat das wohl schon klären können.
vat@: Die regulären Aufgaben werden erledigt.
vat@: An der Überarbeitung vom How to bin ich dran. Grundsätzlich ist schon mehr als die Hälfte überarbeitet. Oft fallen dann aber noch Dinge auf, die (überhaupt erst einmal noch) neu erarbeitet werden müssen. Das ist mühselig, aber es geht voran.
vat@: 2024-05 werden wir erstmal ein Postbuch [2023] (auf Papier gesichert) ablegen (können).
ol.fischer@: Wo erfolgt die Ablage im A-Gebäude ?
vat@: Im Fach der Verwaltung. PauL kann sich daraus mal überlegen, wo man das ablegt.
R.IX.III. Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services
vat@: Die Stelle hat nennenswert Minusstunden (mehr als die Arbeitszeit von einem Monat) angesammelt. Das erachte ich aber nicht als Problem. Es gibt den Willen die Stunden "nachzuarbeiten" und Arbeit haben wir auch "mehr als genug".
vat@: Als "kleine Anekdote": Als Weisung konnte ich jetzt lernen, dass der Stelle anscheinend auch die Aufgabe übertragen ist nicht nur das Betriebssystem, sondern auch die Programme (beispielsweise Agenda für die Buchhaltung) zu aktualisieren. :-) Die Angestellte hatte das nämlich gemacht, aber wenige Tage gab es eine neue Aktualisierung der Software (und das Referat Finanzen fragte vorbildlich nach, ob sie selbst die Aktualisierung vornehmen dürfen.) (Ja, dürfen sie!)
R.IX.IV. Zuständigkeit Organisation Projekt Konzeption Ablage
vat@: Beispielsweise https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2023-2024/arbeitstreffen-zustaendigkeit-konzeption-ablage-2024-03-ii und https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2023-2024/arbeitstreffen-zustaendigkeit-konzeption-ablage-2024-03 !
vat@: Bitte an die absehbare "Nachverwertung" (von der Angestellten nach dem Ende vom Projekt) denken.
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TOP 1 Personalia
TOP 1.1 Bestellung stellvertretende Referatsleitung
Der StuRa möge beschließen
- Oliver-Michael Fischer
als stellvertretende Referatsleitung zu bestellen.
Referatsleitung: Zustimmung!
Oliver-Michael wird, falls Marlene längerfristig ausfällt, die nötigsten Aufgaben übernehmen, damit der StuRa weiterlaufen kann. Oliver-Michael wird keinen Kleinkram übernehmen und ist nicht verpflichtet dies zu tun.
Wir danken Tom dafür, dass er das Amt übernommen hat.
TOP 2 Anschaffung Zahlenschloss Beachplatz
Antragstext
Der StuRa möge beschließen für bis zu 80 € zwei neue Schlösser für den Beachplatz anzuschaffen.
Begründung zum Antrag
Eins der verwendeten Zahlenschlösser ist leider defekt, dieses soll nun ersetzt werden. Der "hohe" Preis hängt mit den Anforderungen zusammen: insbesondere die Witterungsbeständigkeit und das verstellen des Zahlencodes mit einem extra Schlüssel soll hier erwähnt sein.
Kostenposition im Haushaltsplan
Ersatz- und Neuanschaffung
Vorschlag zum weiteren Verfahren
Verantwortlichkeit Beachplatz beschafft das Schloss (auf eigene Rechnung) für den Bereich Mittelverwendung und lässt sich das Geld erstatten: Da zeitkritisch und spezifische Anforderungen.
Verwaltung teilt Beschluss an Verantwortlichkeit Beachplatz mit
Paul: Ich fände es ganz schlau, ein Ersatzschloss zu haben, falls das nochmal passiert.
Marlene: Machen wir so.
Referatsleitung: Zustimmung!
TOP 3 Anschaffung Zählbretter für das Referat Finanzen
Antragstext:
Der StuRa möge beschließen bis zu 150€ für Zählbretter zu beschließen.
Begründung:
Wir haben momentan nur zwei kleinere Zählbretter. Das ist unpraktisch für die Vorbereitung der Wechselgeldkassen.
Position im Haushaltsplan:
Ersatz und Neuanschaffung
Vorschlag zum weiteren Vorgehen:
Finanzen sucht sich raus, was sie wollen und bestellen über Mittelverwendung
Referatsleitung: Zustimmung!
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TOP 4. Anschaffung Grillhandschuh für das Grillen
Antragstext:
Der StuRa möge bis zu 100€ für Grillhandschuhe beschließen.
Begründung:
Wir haben momentan keine richtige Grillhandschuhe und da der Grill sehr heiß wird beim Grillen, sollten wir für die Grillmeister*innen Grillhandschuhe anschaffen.
Position im Haushaltsplan:
Ersatz und Neuanschaffung
Vorschlag zum weiteren Vorgehen:
Markus Hähnel nach Grillhandschuh/Feuerwehrhandschuh fragen und die Angebote an Mittelverwednung senden.
haehnel@ : Schaut mal großzügig in seiner DoppelF-Wache, ob ein Paar Handschuhe übrig geblieben sind und würde die mal zum Anprobieren mitbringen.
Referatsleitung: Zustimmung!
TOP 5. Anschaffung HMDI Kabel (3m lang)
Antragstext:
Der StuRa möge beschließen für bis zu 20 € für HDMI Kabel (3m) anzuschaffen.
Begründung:
Wir haben momentan nur ein langes HDMI Kabel und das ist kurz davor vorne den Anschluss zu verlieren. Außerdem braucht man manchmal für gewisse Situationen oder bei manchen Veranstaltungen ein längeres HDMI Kabel.
Position im Haushaltsplan:
Ersatz und Neuanschaffung
Vorschlag zum weiteren Vorgehen:
Verwaltung schickt Angebot an Mittelverwendung, die bestellen dann. Altes Kabel wegwerfen.
Referatsleitung: Zustimmung!
TOP 5 Anschaffung Aux Kabel 5M 3,5mm Klinkenkabel
Antragstext:
Der StuRa möge beschließen für bis zu 20 € für 3,5 mm Klinkenkabel Kabel (5m) anzuschaffen.
Begründung:
Wir haben momentan kein langes oder überhaupt ein Aux Kabel. Beim Public Viewing vom Bereich Gaming hat man festgestellt, per Bluetooth Verbindung passen Bild und Ton nicht synchron zusammen. Daher würde man gerne ein langes Aux Kabel an die große Box anschließen.
Position im Haushaltsplan:
Ersatz und Neuanschaffung
Vorschlag zum weiteren Vorgehen:
Verwaltung schickt an Mittelverwendung, die bestellen dann.
ITOP I. Gesucht: Mitglieder in der Verwaltung
Ich möchte eine Aufrufaktion starten, wo wir versuchen Mitwirkende für die Verwaltung zu finden. Dabei möchte ich natürlich Mitglieder für dieses Referat finden, aber gleichzeitig vlt. auch mit für Personal und Finanzen werben. (Vlt. auch für Präsidium, die Arbeit passt vom Ding her zu den 3 Referaten)
Ich bin der Ansicht, dass uns im Referat Mitglieder fehlen mit denen man mal vlt. richtige Projekte angehen können. Gefüllt sind es nur Fischer und ich die Referatsaufgaben übernehmen. (Ich möchte ganz klar sagen, dass die Admins einen klasse Job machen in ihrem Bereich).
Um mal kleinere oder größere Projekte (wie z.B. das Aufräumen der Lager, Erstellung von neuen Konzepten, Aufräumen der Webseite, Pflegen des Wikis, Sortieren der Schlüssel im Schlüsseltresor, ... (Das sind die Dinge die mit spontan einfallen ohne lang drüber nach zu denken)) anzugehen und umsetzen zu können. Dafür bräuchten wir aber motivierte Menschen die Bock auf solche Projekte haben oder Menschen, die die Aufgaben übernehmen, die uns momentan davon abhalten, die Projekte anzugehen.
Ich würde das gerne auch so werben wollen, wenn man Bock hat eines der Projekte anzugehen, Go for it. Wenn man nur Zeit hat für Miniaufgaben (wie Protokolle erstellen, Raumanträge vorbereiten, Hilfe in der Ausleihe, ...), Go for it.
Man kann dabei auch gut mit Gremiensemestern und den Vorteilen dadurch werben. Von wegen: Komm mach mit Fischer den Verleih und hole dir dein Freisemester.
Intern würde ich mich auf Suche nach einer neuen Stellvertretung begeben (Siehe Toms Beitrag unten), die das Referat im September vlt. übernehmen kann. (Spoiler: Ich werde vermutlich zu Ende der Legislatur die Referatsleitung niederlegen und mich in anderen Bereichen im StuRa und der Hochschule engagieren.)
Abhängig von der Diskussion jetzt würde ich ggf. mit den anderen Referaten reden und schauen wie wir das angenen könnten.
Diskussion:
Paul: Ich glaube man kann einige, die man catchen kann mit: Hast du Bock auf Verwaltungssch***. Man kann mal mit den Aufgaben und Projekten der Verwaltung werben. Ich kann mir vorstellen, dass man wenn man das Referat mal vorstellt, im Newletter oder so, die richtigen Leute anspricht. Es gibt immer irgendwelche Menschen mit Verwaltungsfetisch.
Oliver-Michael: Paul hast du dann eine konkrete Idee was Ihr dann in das aktuelle Newsletterpad rein schreiben können?
Merte: Frist ist der 24.05. für den Newsletter.
Paul: Seite erstellen: Referat für neue. Wo man das Referat vorstellt.
Oliver-Michael: Wie schon angekündigt würde ich deine Stellver. machen und sobald du Marlene 2.0 gefunden hast, trete ich sofort zurück.
Paul: Ich würde vorschlagen einen konkreten Termin zu nennen, wo man vorbei kommen kann und sich vorstellen kann und das Referat kennenlernen kann. (Aber auch hinschreiben, dass wenn man da nicht kann, dass man einen extra termin findet.) (Mit Rekru abstimmen.)
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Toms Beitrag:
Tom: Jau, da mein Semester immer arbeitsreicher wird (gerne kann man das irgendwo anders erklären) und ich dadurch weniger (eigentlich gar nicht) bei den Sitzungen anwesend sein kann, und auch nicht die Kapazitäten habe bei Verwaltung eine adäquate Stellvertretende Referatsleitung zu sein würde ich den Posten gerne "zur Neuauschreibung" stellen, sodass da jemand mit mehr Elan (und Anwesenheit) die Aufgaben übernehemn kann.
Ein Austritt aus dem Referat ist dies nicht, aber die Aufgaben kann ich nicht mehr wahrnehmen, wodurch es besser wäre eine andere Person da zu haben, als eine Person, die als "Karteileiche" da ist. Auch mit Blick auf das kommende Semester wo ich (idealerweise) im Praktikum bin (ergo nicht so einfach da) wäre da eine längere Einarbeitung sicher besser als eine kurzfristige und überhastete.
ITOP II. Ort der Ablage für Kino
vat@
ol.fischer@
vat@: ol.fischer@ und ich kamen ist Gespräch wegen der Ablage von Post für kino@, da ich das gerade beim How to Verwaltung Post überarbeite.
vat@: Bitte - gern in Abstimmung mit kino@ - einen Ort benennen, wo Post - insbesondere auch Pakete & Co - abgelegt werden können/sollen.
ol.fischer@: Dann richte ich gerne einen Platz oder auch mehrere für den Bereich Kino her, der dann auch beschriftet wird. Damit ist dann jedem klar finger weg, hier liegt Zeug vom Bereich Kino.
Marlene: Was bekommt Kino denn alles so?
Marlene: Momentan läuft das alles über das Kulturfach oder?
Tom: 8x das Semester einen Film (dünne Papphülle, da reicht das Kulturfach). Zum Semesterbeginn immer Werbematerial/Ergänzende Inhalte (Poster/Flyer/Scankarten/etc.) die schwerer und sperriger sind. Da wäre eine Zwischenablage gut.
Dann gibt es die u periodischen Gimmicks unbekannter Menge und Größe (wenn Sponsoren Mittel locker machen z.B. einen MioMio-Mate Liegestuhl oder nur Stifte/Oropax. Die Möglichkeiten sind endlos)
Tom: Ort ist mir "egal" Hauptsache es passt und ich weiß wo es ist. Wäre nur gut wenn das bei den Getränken in der Nähe ist.
Oliver-Miachel: Vorschlag zum weiteren Verfahren: Wir schauen uns das im Lager an und wir legen einen Platz fest und das wird auch im Plone dokumentiert und der Platz vor Ort beschriftet.
vat@: Jo! Und die Sendungen, die klein genug sind, dass sie in ein Schubfach passen, wie etwa Filmen (CD/DVD in entsprechender Verpackung), werden einfach bei kultur@ in das Postfach (Schubfach) gelegt.
Marlene: Einfach in die A007 zu dem anderen Kino Stuff (vor den grünen Stahlschrank) räumen. Kleinkram ins Kulturfach.
ITOP II. Ort der Ablage für das Referat Öffentlichkeitsarbeit
ol.fischer@
ol.fischer@: Da ich gerade eh dabei die Lager beide aufzuräumen aber auch Arbeitsräume kam auch die Frage vom Referat Öffentlichkeitsarbeit die Frage auf, wo sollen die Sachen vom Referat Öffentlichenkeitsarbeit liegen. Aktuell liegen die Sachen sehr vielen Räumen von der A101 bis zur A107, A002, A007. Irgendwie es gut zu wissen zu einem für mich, wo die Sachen liegen das ich dort dementsprechend Platz mache und das auch dementsprechend Beschriften kann und zum anderen gut zu wissen für das Referat Öffentlichkeitsarbeit.
Marlene: Naja, zum einem im Fach in der A002. (Ja die Mail, dass alle Referate ein Fach da haben, habe ich noch nicht geschrieben. Kommt noch!). Die können gerne für ihre Plakate in der A002 noch ein Fach bekommen. Meinst du das reicht oder brauchen die mehr Platz?
Oliver-Michael: Weiß nicht ob das reicht, neben den Schrank könnten wir den Banner hinstellen (weil ist sehr groß). Kostum Stu muss da auch noch rein, der ist auch noch relativ groß.
Marlene: Für Stu wollte ich sowieso mal nachdenken. Der Kopf ist schon groß. Müsste mal schauen wie er rein passt. Man könnte ÖA halt einfach einen ganzen Schrank geben. Vlt. den Eckschrank in der A003. Da müsste auch Stu Platz haben.
Oliver-Michael: Das mit dem Eckschrank ist eigentlich eine sehr gute Idee. Soll dann da auch unser StuRa Banner hin? Und die Vorstellungen der Gremien Plakate und alle anderen Plakte die das Referat Öffentlichkeitsarbeit betreffen?
Marlene: Alles in den Eckschrank in der A003 packen. (Auch Stu). Der Inhalt des Schrankes gehört pauschal zu ÖA.
ITOP III. Ort der Ablage für das Referat Kultur
ol.fischer@: Man mag es kaum glauben Ablage für Sachen von Referaten spielt bei mir eine große Rolle, weil ich es leid bin das Sachen von Referaten überall liegen und es einfach kein System gibt und wenn ich aktuell eins schaffe, wo sollen die Sachen vom Referat Kultur liegen? Angefangen von Disco Kugel bis zur Reagenzgläser zu Lötwerkzeug.
Marlene: Die Dinge liegen ja im Lager A005 (teilweise A007). Wir können ein Regal da nur für Kultur Stuff nutzen. Wie viel ist es denn?
Oliver-Michael: Genau ich brauche vom Referat Kultur eine klare Ansage was ist alles von Referat Kultur und was wird noch gebraucht und was nicht mehr und kann vielleicht sogar komplett entsorgt werden oder verschenkt werden. Im Lager kriegen dann Platz und der ist dann auch beschriftet.
Marlene: Mach. Bei großen Postlieferungen diese in die 005 räumen und Bescheid geben.
ITOP IV. Ablage von Terminen (Webservices) und fehlende Kategorisierung
ol.fischer@: Warum werden Termine von Bereichen teilweise bei Leuten in den privaten Ordner abgelegt? Das ist grundsätzlich nicht gut und in Zukunft kommt ja auch nicht auf die Idee bei Leuten in den privaten Sachen auf der Website zu suchen. Und zudem sind diese Sachen meistens zusätzlich auch nicht mal kategorisiert.
Marlene: Ich kann ja mal ne Ansage machen. (Mache demnächst ja sowieso noch einige ;) )
Oliver-Michael: Weil das auch den Bereich Webservice betrifft, wäre das gut wenn das mit Sophia von Asow abspricht. Aber grundsätzlich finde ich eine Ansage gut. Die Ansage könnte ja auch mit dem Präsidium gemeinsam erfolgen, weil das Präsidium ja eh noch meckern will wegen fehlender Protokolle & Co. Des Weiteren wäre es glaube ich auch sinnvoll für Arbeitstreffen einen Termin anzulegen und auch Protokolle zu schreiben zumindest grob. Das erfolgt aktuell so gut wie gar nicht bei Arbeitstrefen.
Marlene: Ich fände es ganz gut wenn es von Verwaltung & Präsidium kommt. Ich kann es ja als beides schreiben. Und halt vorher mit SvA absprechen.
Oliver-Michael: Das wäre Klasse :)
ITOP V. Betreuung (Überwachung Bedarf) Beschaffung Büromaterial
vat@
Artikel (mit Lagerort) und Mindestbestand, um eine Nachbestellung zu organisieren
2024-04-08 stellte ich fest, dass (am (mir bekannten) üblichen Ort (untere Schubfächer im Schrank neben dem Postschrank A108) fast nur Klebeband als Krepp(klebe)band da ist. Aber wir sollte da auch anders vorrätig haben, meine ich. Sowas wie "Duct Tape" "Gaffa Tape" Gewebe(klebe)band oder Klebband für Pakete (klar) sollten wir doch auch haben. Oder?
Jedenfalls sollten wir besprochen haben wie wir das machen. Wenn ich es zu entscheiden hätte: Die (Sachbearbeitung Finanzen und) Assistenz der Verwaltung soll einfach zuständig sein. Sobald Dinge als "wiederkehrender" Bedarf bestellt werden soll, soll die Sache auf einer Liste für üblicher Bedarf für die Nachbestelltung von Büromaterial aufgenommen werden.
Marlene: Wie stellst du dir den Ablauf dafür vor?
Marlene: Damit es zu James Aufgabe wird, müsste ich da mit RefLeitung Personal reden?
ol.fischer@: Das wäre doch ein gutes Thema in das Personalgespräch mit dem Referat Personal mitzunehmen und das anzusprechen und zu notieren.
Marlene: Ich würde das mal in dem Gespräch mit ansprechen.
ITOP VI. Bilder einbinden die auf der Website stehen bei den Terminen vom Uni Kino
Oliver-Michael: Wir haben ganz tolle Bilder von den Uni Filmen aber binden diese nicht bei den Terminen für die Veranstaltung mit ein. Meiner Meinung ach wäre es schön die da miteinzubinden z.B. einfach in den Termin einfügen das Bild.
Beispielhaft ein Termin
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/kino/Popcorn_239_Sommersemester_2024/unikino-harry-potter-3-omeu
Das Bild:
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/kino/Popcorn_239_Sommersemester_2024/bilder/harry-potter-3/view
Tom: Also ja, aber die Menge an Leuten die den Kino-Bereich der Website nehmen, hält sich stark in Grenzen, daher verzichtete ich auf die Einbindung.
Da zudem auch Sponsoren von Unifilm da zu sehen sind, und ich nicht weiß wie der StuRa das findet habe ich die einfach mal vernachlässigt, um Diskussionen/Interessenskonflikte zu vermeiden. Ggfs. kann man das auf der neuen externen Website einführen, aber Stand jetzt halte ich es nicht für nötig.
Die Bilder sind ja so oder so auf Extern geschaltet, Extern findet man die eh das macht keinen Unterschied.
ITOP VII. Neue Türschilder
ÖA und Verwaltung haben sich zusammen gesetzt und neue Türschilder gemacht. Durch diese wird neben dem neuem Logo und Farben, auch das Raumkonzept verdeutlicht. Bevor wir es jedoch umsetzen, möchte ich mit euch besprechen und ein Go der Verwaltung haben.
(Wir schauen uns die Türschilder gemeinsam in der Sitzung an.)
vat@: Vielleicht schon einmal vorab zeigen? :-/ https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume/tuerschilder/2024/ ist noch leer. :-(
ol.fischer@: Auch wenn ich das Privileg schon hatte die Türschilder zu sehen bin ich für den Vorschlag von Paul
Tom (Pillnitz@): Da ich noch nichts sehen kann, weiß ich nicht ob man an das P1 003 gedacht hat. Wenn ja, I very much happy. Wenn nicht, dann wäre das ganz gut es noch anzugehen. Montage in Pillnitz macht dann entwder die Beauftragung oder Maik (eher Maik da Hausmeister).
Marlene: Leider nicht an Pillnitz gedacht :`(. Sorrrrrrrrry. Was soll denn da drauf stehen?
Marlene: ich lade die Türschilder dienstag hoch (hoffentlich).
ol.fischer@: Hattet ihr nicht unten im Keller noch einen Lagerraum der früher dem FSR LaUCh gehört hat? Hatte da irgendwie sowas im Kopf vom letzten Hopfendankfest.
Marlene: Sind hochgeladen. Für das von Pillnitz benötige ich noch Inhalt, dann gebe ich die Erstellung in Auftrag.
Ich würde sagen wir gehen die hier mal durch. Ich habe z.T. schon anmerkungen dran geschrieben.
ITOP VIII. Weitergabe von eingegangener Post, die Bestellungen sind
vat@: Als Weisung Zuständigkeit Verwaltung Post überarbeite - zur großen Teilen erarbeite - ich das How to Verwaltung Post.
vat@: Dabei stellte sich mir folgende Frage, die ihr sicherlich beantworten möchtet: Sollten nicht Sendungen (eingegange Post), die vermutlich auf Bestellungen durch das Referat Finanzen (Bereich Mittelverwendung) gründen, erst einmal durch das Referat Finanzen geprüft werden? Oder soll das wer anderes "zentral" machen, etwa das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation?
vat@: Aktuell scheint es - wohl auch schon seit etwa Anfang 2022 so zu laufen, dass alle Sendungen einfach so verteilt werden, dass sie da ankommen, wo sie vermutlich gebraucht werden. (Gern kann das auch so bleiben, aber das würde ich mir nur so durch euch bestätigen lassen wollen. Mir erscheint das nämlich nicht eurem Sinne (des Referates Finanzen) zu sein. Im Übrigen kam ich darauf, da sich mir die Frage wegen der Aufbewahrung von Verpackungen von Sendungen, die womöglich zurückgesendet werden könnten, stellte.)
vat@: Letztlich entscheiden soll das "meine" Leitung, also m.winter@, die mich ja als Weisung eingesetzt hat. Ich glaube aber, dass ihr eure Meinung als sehr relevant erscheint, da ihr auch die Bestellungen macht.
Marlene: Das obere kommt aus der Finanzsitzung am Donnerstag. (https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_finanzen_2023-2024_13)
Aus Finanzen:
Maurice: Grundsätzlich sollte der Bereich Mittelverwendung auf jeden Fall zeitnah nach Ankunft auf die Sendungen gucken. Wir verpassen ganz schön häufig die Rücksendefristen, weil erst viel zu spät gemeldet wird, wenn etwas falsch geliefert wurde. Daher wäre es am besten, wenn es eine kurze Mail an mittelverwendung@ geben würde, da nur der Bereich wirklich checken kann, ob Bestellung und Lieferung übereinstimmen. Danach kann verwaltung@ oder mittelverwendung@ die Ware zum Bestimmungsort bringen.
Wir sehen die Aufgabe der Kontrolle bei Mittelverwendung. Verwaltung Post muss Mittelverwendung informieren, wenn ein Paket ankommt. Paul schreibt mal was auf.
Oliver-Michael: Können wir das dann irgendwie Dokumentieren bitte, das ich es dann auch ordentlich aufräumen kann bzw. die Referate in das beschriftene Fach dann legen.
Marlene: Mittelverwendung informiert die entsprechenden Leute.
ITOP IX ÖA will den StuRa verschönern
Anny: Als ich das ganze, dass letzte mal vorgestellt habe, hieß es wir können Stehlampen haben, statt Lichterketten. Hier wären unsere Angebote.
Hier ein paar Lampenangebote:
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--> Die Form wär cool.
Angebot 3: https://amzn.eu/d/fRKg3pV
Angebot 4: https://amzn.eu/d/8Tn1NCg
--> deutlicher Favorit
Angebote für Whiteboard in A105/A106
Angebot 1: https://whiteboard-flipchart.de/products/whiteboard?variant=36289169457315&gad_source=1&gclid=Cj0KCQjwlZixBhCoARIsAIC745Dw3ncFuqiF2QwZnDIjgtxIAw5MRQMIsWeGja_xw0smscrFiJTHPqIaAoJZEALw_wcB
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Zudem steht die Pinnwand für vor der Schleuse aus und ich hätte gerne eine Pinnwand im Serviebüro, um das ganze etwas freundlicher zu gestalten. Projekt ist in Arbeit. Marlene meinte, wir könnten Pinnwände von der HTW bekommen, ansonsten würde ich mich um Angebote kümmern. Eine Magnetwand für die A105 wäre auch Super! Hatten wir auch schon darüber gesprochen. Lieben Dank! Eure Anny <3
ol.fischer@: Meine Frage dazu die sich stellt wo sollen denn diese Sachen aufgehängt werden, sodass das man vielleicht auch in Auftrag geben kann. Vielleicht ähnlich machen wie in der A105 als Markierung mit Klebenband oder ähnliches.
Anny: Pinnwand vor der Schleuse wolltest du. Pinnwand in der A101 an der Seite neben der Tür (Hinter dem Schreibtisch mit dem PC) klebe ich aber gerne an. Das Whiteboard soll dorthin, wo gerade die Zeichnung des Plenmus hängt und die Zeichnung soll über das Schuhregal (Man kommt einfach leichter an das Whiteboard) kann ich auch gerne abkleben.
Oliver-Michael: Meinst du das das Organigram in der A105/A106. Das würde ich zwar gerne aktualisieren aber trotzdem gerne im Sitzungsaal lassen meiner Meinung nach.
Marlene: Wofür Whiteboard? Wofür Magnetwand? Pinnwand vor der Schleuße und in der A101 finde ich gut. Kümmere ich mich.
Oliver-Michael: Vor der Schleuse kann ich gerne etwas markieren.
Marlene: Zu den Lampen: Finde ich nicht so nice. (Nett formuliert) Die Angebote sehen nach Party nicht Wohnzimmer aus. Ich mags nicht. Und ich sehe nicht ein dafür Geld auszugeben.
Anny: Wir wollen eine Wand machen mit Erlebnissen (Fotos) für den ganzen StuRa. (Whiteboard)
Paul: Wer kümmert sich da langfristig drum?
Anny: ÖA würde sich drum kümmern. (Pinnwand vor der Schleuße kümmert sich Fischer). Whiteboard = Magnetboard.
ITOP X Wechselgeldkassetten
ol.fischer@: Vor einer gewissen längeren Zeit habe ich noch mehr Kassen aus der A004 hochgebracht, viele davon waren ohne Schlüssel. Stephan Rankl (James) hat gesagt er kümmert sich um die Schlüssel bzw. schaut ob er noch die Schlüssel dazu findet. Bisher ist das nicht erfolgt, des Weiteren sieht die A108 durch die vielen Kassen einfach aus wie eine Baustele. Am 2024-04-23 hat sich nachdem RK ein sponatens Gespräch ergebenda zu und und man htat sich auf folgendes geignet. 4-5 Wechselgeldkassetten bleiben oben in der A108. Sollten es zwei Schlüssel geben dann bleibt aeiner an der Kasse und der zweite wird im Schlüsseltresor eingesserrt. Bei den anderen Kassen die dann übrig bleiben egal ob die einen Schlüssel haben oder nicht werden erstmal imit in den Keller kommen und dort dauerhaft gelagert. Wechselgeldkassetten mit Schlüsseln werden die Schlüssel einfach direkt in die Kasse gelegt.
ITOP XI. Raumkonzept + der Ausstattung
Oliver-Michael: Wir haben zuletzt die alten Drucker aus der A004 getestet und festgestellt der Kyocera FS-2020D davon funktioniert einwandfrei. Diesen Drucker könnten wir nicht nur per USB-Kabel anschließen sonder auch per Netzwerk. Des Weiteren haben wir den Xerox WorkCentre 7132 Drucker aus der A002 getestet und festgestellt dieser funktioniert auch einwandfrei.
Vorschlag:
Xerox WorkCentre 7132
Xerox WorkCentre 7132
Canon MF8540Cdn
Canon MF8540Cdn
Kyocera FS-2020D
Marlene macht Ansage wo und wie viele Drucker wo sind. (Farbe oder nicht)
Z. Weiteres
Z.I. Mailschulung
Anny: Können wir in der nächsten Zeit die Mailschulung nachholen? Gibt viele die das brauchen Dankii <3
admin@ (riegel@) : Bitte einen Termin mit rankl@ vereinbaren. 2024-04-18T14:00 machte ich eine Schulung mit zielosko@ für oeko@, da Anfang der Woche kein (angedachter) Termin von rankl@ benannt werden konnte.
ol.fischer@: Die Mailschulung wäre Allgemein sinnvoll für alle neu gewählten.
Marlene: Personal hat sich gekümmert.
Z.II. Mail geht nicht?
Oliver-Michael: Bei manchen Mitglieder scheint die E-Mail nicht richtig zu funktionieren dirk@ hat heute bei mir berichtet das er seit ungefähr 2 Wochen keine E-Mails mehr rausschicken kann.
admin@: Bitte gern - gern so genau wie möglich - per Mail (oder XMPP) an mail@ beziehungsweise den Raum vom StuRa senden. Gern darf es auch die "professionelle" Methode zur Meldung von Problemen (als Aufagbe) per Aufgabenumsetzungssystem (aka Redmine) erfolgen.
ol.fischer@: Ich werde Dirk darüber informieren und beten das er ein Ticket schreibt und dem Bereich zuweist.
Bitte mit Admins besprechen. Bei Großproblemen soll Admin mich informieren.
Oliver-Michael:
Z.III. Berufung ol.fischer@
von wem? (Markus)
Oliver-Michael Fischer als Stellv. Bereichsleitung Webservices berufen -> würde das nicht SvA machen? --> Ja. Markus hat das wahrscheinlich nur gut gemeint. Aber ich lehne dankend ab.
Oliver-Michael Fischer als Bereichsleitung Service berufen
Das könnte ich mir vorstellen.
Oliver-Michael Fischer als Bereichsleitung Dokumentation berufen
Oliver-Michael: Ich lehne dankend erstmal ab.
Sitzungsende: 12:48 Uhr
Nächste Sitzung: 17.05.2024
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