11. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2023/2024

Protokollerstellung

alle Anwesenden

Redeleitung

Marlene Winter

Anwesende

• Marlene
• Paul
• Merte
• Fischer
• Markus
• Mathis
• Jojo isst Pizza
• Steph plant Treffen mit Jojo und Marlene

Sitzungsbeginn: 22.03.2024 13:50 Uhr

Für alle aus der Ferne;
https://www.stura.htw-dresden.de/bbb-1

Für das 1. Quartal 2024 wird ein Experiment bzgl. der Rechenschaft im Referat gestartet. In den Sitzungen wird unter dem Punkt R für die Wochen zwischen den Sitzungen Rechenschaft geliefert. Diese Berichte werden dann von der Referatsleitung per copy & paste in den Rechenschaftsbericht übernommen. Dabei sind die Bereichleitungen und Weisungsberechtigte verantwortlich für die Schützlinge ihrer Bereiche. Jeder der Arbeit außerhald der Bereiche mit Leitungen tut, muss diese eigenständig hier melden. (Entweder im entsprechenden Bereich oder unter R.I. Leitung und Mitglieder)

R. 3 - Quartal 1 - 2024

R.I. Leitung und Mitglieder

• Tagesgeschäft
• Frühjahrsputz
• Lager aufräumen
• A004 aufräumen

R.II. Bereich Administration Rechentechnik

VAT@: Habe am Wochenende nach der vergangen Sitzung PV als stellvertretende Leitung vom Bereich bestellt. :-)
Marlene: Supi. Wir freuen uns 🎉
p@: Bitte, dann noch an das Präsidium melden :)

R.III. Bereich Semesterticket

Verantwortlichkeit Semesterticket

Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket

R.IV. Bereich Service

R.V. Bereich Webservices

R.VI. Bereich Dokumentation

R.VII. Bereich Kollaboration

R.VIII. Verantwortlichkeiten Beachvolleyballplatz

R.IX. Zuständigkeiten

R.IX.I Zuständigkeit Mitgliederverwaltung

p@: Wir haben kleinere Änderungen vorgenommen auf der Website wie z.B. das Linda Müller die Bereichsleitung Buchaltung ist  (das würde damals nicht gemeldet) und haben natürlich sofort Meldung gemacht bei verwaltung@. 

vat@: https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_rk_2023-2024_11#L101

vat@: Alle Arbeitstreffen zwischen (Paul) L. und R. - eben ohne Weisung zu sein - sind als Termine "Arbeitstreffen Zuständigkeit Mitgliederverwaltung" https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2023-2024/ einsehbar.

R.IX.II. Zuständigkeit Verwaltung Post

VAT@: Naja!

vat@: Es - nun nach Monaten endlich - ein zweites Treffen. https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2023-2024/arbeitstreffen-zustaendigkeit-verwaltung-post-2023-2024-2024-03
vat@: Neben vielen anzugehenden Dinge, war die Fehlerdichte bei der Arbeit ein Thema. Von mir als Weisung wurde um mehr Sorgfalt gebeten und mehr Kommunikation eingefordert.
vat@: Es soll monatliche Treffen geben, um sich textlich zu vereinbaren.
vat@: Den Arbeitsbereich "Erstellung und Verbesserung von Anleitungen" habe ich übernommen, wegen der Erkenntnis, dass die Ergebnisse schlecht waren und vermutlich auch nicht wesentlich besser werden.
vat@: Bei der Ermittlung von den Terminen für die anstehenden monatlichen Treffen fiel uns auf: Ab Ende 2024-07 brauchen wir Ersatz. Also 2024-07 (Prüfungsabschnitt is coming) müsste die Einstellung einer Nachfolgerin spätestens erfolgt sein, wenn es kein Loch zur Zuständigkeit Verwaltung Post geben soll. Läuft? (Bitte!)
vat@: Im Sommersemester wird wieder durch die Zuständigkeit Verwaltung Post mindestens jeden Dienstag und jeden Freitag Post geholt.
vat@: Mir sind als Weisung im Übrigen einige "Ungereimtheiten" aufgefallen. Vermerk der Frankierung (Postausgang auś der Hochschule hinaus) wurde vergessen (Oder wurde da der Modus umgestellt?); Ist es Absicht, dass "irgendwer" "irgendwas" an Post in den Postausgang werfen kann und wir versenden als StuRa? (Wäre es nicht angemessen, wenn vermerkt werden würde von wem die Post zur Versendung aufgegeben wurde?); In welchen Fällen ist es (konzeptionell) erlaubt, dass Briefe als Postausgang verschlossen sind und damit nicht vor der Versendung kopiert werden? (Es ist wohl unstrittig, dass sensible Inhalte - wie das Bild auf einem Ausweis - "abgedeckt" ("geschwärzt") werden. Jedoch erscheint es sinnarm vermerkt zu haben, dass ein Antrag zur Gewährung von Gremiensemestern versendet wurde, aber nicht klar ist welchen Vorgang (Person oder so) das betraf.) Ich würde mir - wenn sich nicht wer sonst darum kümmern mag - dazu Gedanken machen und Vorschläge zur Klärung (womöglich Änderung) erarbeiten und dann bei Gelegenheit vorstellen, sodass ich das in der Anleitung (How to) der Stelle klar anweisen kann.

R.IX.III. Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services

VAT@: Läuft!

R.IX.IV. Zuständigkeit Organisation Projekt Konzeption Ablage 

vat@: Alle Arbeitstreffen zwischen (Paul) L. und R. sind als Termine "Arbeitstreffen Zuständigkeit Konzeption Ablage" https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2023-2024/ einsehbar.
vat@: Läuft!

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TOP 1 Bestellungen

TOP 1.1 Mitglieder

Der StuRa möge beschießen

• Markus Hähnel

als Mitglied im Referat zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!
(Nicht auf verwaltung@ setzen.)

haehnel@ Ich lese eh seit geraumer Zeit mit und bin eh sehr interessiert beim Thema Mobilität, sodass diese Stelle quasi überfällig ist. Fühle mich insbesondere bzgl. der Verwaltung aber noch nicht kompetent für "mehr", daher formal die Stellvertretung Semesterticket.

Markus redet mal mit James. 

ITOP 1 Sitzungstermin im Sommersemester

Bitte tragt ein wie ihr könnt. :)

Montag:
Marlene -> Vorlesung bis 14:50 
Oliver-Michael Fischer hat Uni bis 12:40 Uhr
Tom -> wäre ab 15 Uhr auch bereit, da ich dann hier am Hauptcampus bin, Rest der Woche bin ich nur in Pillnitz & dann eher lieber Online dabei.
Merte hat bis 18:30 Uni
--> 15:00 Uhr bis 16:30 Uhr wäre möglich (Tom, Paul, Fischer und Marlene vor Ort) 

Dienstag:
-> hier ist RK oder Plenum daher wird hier nicht die Verwaltungssitzung stattfinden

Mittwoch:
Marlene -> Vorlesung bis 14:50 (Verantstaltung von 17-18:30)
Oliver-Michael Fischer hat Uni bis 11 Uhr. 

Donnerstag:
Marlene -> zwischen 9:00 und 13:00 möglich
Oliver-Michael Fischer kann ab 13:00 Uhr. 

Freitag:
Marlene -> Vorlesung bis 9:00 danach frei, 15 Uhr sind Rektorats Gespräche (ungerade Woche)
Oliver-Michael Fischer hat Uni von 07:30 bis 09:00 und dann wieder ab 15:10 bis 18:30 Uni
--> 13:30 Uhr bis 15:00 Uhr wäre also möglich (in geraden Wochen) (Tom online dabei, Fischer, Paul, Marlene, Merte vor Ort)
(Fischer würde uns ggf. verlassen, wenn die Sitzung zu lange dauert)

vat@: Grundsätzlich richte ich mich denjenigen, die dem "ordnungsgemäßenn" Studium nachgehen. Grundsätzlich bin ich pro Freitag, da ich vermute, dass das wieder der "Admin-Kinder-Spiel-Nachmittag/Abend" werden kann. Auch wenn noch nicht final (mit dem Referat Personal im Einvernehmen abgestimmt) habe ich mir einen groben Plan zum Ablauf der Wochen zur Arbeit (Anwesenheit im StuRa) gemacht. https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/angestellte/assi/assistenz-zur-geschaeftsfuehrung Im Glauben, dass ich - mindestens als Leitung Bereich Administration Rechentechnik - immer mit da sein sollte, stelle ich aber auch gern bedarfsgerecht Zeiten (auch zeitig am Tag) um.
vat@: Wenn freitags 13:37 das Ergebnis ist, dann erkläre ich mich die Zutaten fuer fleischlose Hotdogs zu bezahlen, wenn sie durch wen anderes eingekauft werden. (Erklärung fuer Nerds: 3. Gebot https://principiadiscordia.com/book/11.php https://de.wikipedia.org/wiki/Diskordianismus#Der_Pentabarf_(die_f%C3%BCnf_Gebote) Hail Eris!)


Referatsleitung hat entschieden: Freitags 13:30 Uhr gerade Wochen. aka 22.03. diese Sitzung :)
Tom: Ggfs. kann ich nur Online oder vorher/nachher bei sein, da mein Stundenplan hier sehr lustig gestaltet ist. Aber das sieht man ja die kommenden Tage/Wochen dann.
  ==> Kann den Termin nie wahrnehmen, da ich entweder Statistik machen darf, oder was anderes lustiges...

ITOP 2 Bankverbindung auf dem Formular für die Stammdaten

vat@: Bei der Sichtung alter Formulare fiel auf, dass "früher" auch die Bankverbindung erhoben werden konnte. Das soll wieder mit aufgenommen werden. Oder spricht da was dagegen?
Marlene: Bankverbindung finde ich schon krass. Ich finde das nicht so gut, wenn die bei uns im Schrank liegen. Also nicht mit rauf nehmen.
vat@: Selbstverständlich soll das nicht verpflichtend sein. Es ging damals darum, dass es vermieden wird, dass jedes Mal aufs Neue - wenn Mitglieder vom StuRa Geld erhalten, etwa für eine Rückerstattung, Aufwandsentschädigung oder sonst was - die Daten erhoben werden und dann sonst wo verteilt liegen.
Marlene: kann man da nicht vlt. sich ein neues Formular überlegen. Wenn man das erste Mal die Bankdaten einer Person erfasst, füllt man dieses Formular aus und das legen wir bei Finanzen ab.
vat@: Erstmal zu "das legen wir bei Finanzen ab": Im Sinne der Verwaltung von Daten der Mitglieder ist doch "eine einzige Stelle" anzustreben. Alles andere wird Mist, glaube ich. Etwa die "Erweiterung" zum (auch) optionalen Angeben einer privaten Mail-Adresse (wegen Ehemaligen) könnte auch ein eigenständiges Formular sein. Theoretisch könnten wir auch ein Formular für "verpflichtende" Angaben und eines für "freiwillige" Angaben machen. Aber wir arbeiten gerade darauf hin, dass optionale Angaben erkennbar ausgewiesen werden (und erklärt wird warum sie angegeben werden können). Das beginnt mit der Telefonnummer und endet mit der Matrikelnummer (wegen dem Ausweis).
vat@: In meiner Vorstellung läuft das ohnehin so, dass bei der Erhebung der "Stammdaten" für die Bankverbindung - wie theoretisch bei allen anderen Inhalten - nur angegeben werden sollen, wenn ich bestimmte Dinge vom StuRa will und jederzeit "aktualisierend" nachgereicht werden kann.
vat@: Paul und Paul besprachen sich dazu 2024-02-28 noch mal. Es kam die charmante Idee auf, dass zur besonders guten Erkennbarkeit von verpflichtenden und freiwilligen Angaben das Formular geteilt wird. (Es kann sich ja um Vorder- und Rückseite handeln.) Sinngemäß gibt es dann die Abschnitte (beim Teil für freiwillige Angaben):
    Wenn ich Zugang zu den Räumlichkeiten des StuRa haben will:
        dann muss ich noch:
            Matrikelnummer
            …
        angeben.
    Wenn ich telefonisch für Belange innerhalb vom StuRa erreichbar sein will:
        dann muss ich noch:
            Telefonnummer
        angeben.
    Wenn ich Geld für Belange vom StuRa (Kostenrückerstattung, Aufwandsentschädigung oder sowas) erhalten will:
        dann muss ich noch:
            IBAN
            …
        angeben.
    Wenn ich im Kontakt für Ehemalige bleiben will:
        dann muss ich noch:
            private Mail-Adresse
            …
        angeben.

Diskussion über vor- und Nachteile der Möglichkeiten.

Ergebnis:

Extra Formular das ausgefüllt wird, wenn man das erste Mal Geld vom StuRa bekommt. Wenn James keine Infos hat, soll er die Person bitten das Formular auszufüllen und das Formular muss bei PauL landen. 

ITOP 3 Postfächer (neu beschriften und) neu gliedern

vat@

vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/post/entwurf-postfaecher-2024
ol.fischer@: Neue Postfächerschilder finde ich geil. Das Thema würde ich gleich erweitern für die Fakultätsarbeitskreise und die Referate für die A002. 

Umsetzen!
Merte macht.

ITOP 4 Wiki

Was ist genau der Vorteil des Wikis und warum führen wir das? Kann vlt eine der Altlasten mal Historie geben und so.
Es ist kaum auf Stand und ich bin mir nicht sicher ob der Aufwand es wert es alles mal aufzuarbeiten. 

vat@: Das Wiki ist die Plattform zur grundsätzlichen Dokumentation. Der Vorteil ist, dass "einfach losgearbeitet" werden kann. Wiki halt! https://de.wikipedia.org/wiki/wiki (Es ist keine Anmeldung notwendig. Es sind (nahezu) keine Berechtigungen notwendig. Es ist vergleichsweise gut durchsuchbar, insbesondere (auch) durch Struktuierung mit der Verknüpfbarkeit von Kategorien (Unterkategorien & Co). Die Versionsgeschichte ist vergleichsweise einfach nachvollziehbar. … Es hat schon viele Inhalte. Es gibt schon eine (erprobte) Systematik. … Es verhält sich (nahezu) identisch wie die Wikipedia.)

vat@: Aus meiner Sicht kann und muss die Herangehensweise in 2 Richtung laufen. Einerseits "Aktuelles normal beiläufig dokumentieren!" (kein besonderer Aufwand) und andererseits "Nicht Aktuelles außerordentlich irgendwann aufarbeiten!" (sehr besonderer Aufwand, etwa als "Projekt für den Sommer", für etwa eine Woche "Spaß beim Recherchieren, Dokumentieren und Gärtnern").

vat@:
    https://de.wikipedia.org/wiki/Wissensmanagement#Wissenserfassung
    https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Wiki
    https://seibert.group/blog/2011/03/04/wiki-gaertner-firmenwiki-aufgaben-anforderungen/

ol.fischer@: Meine Persönliche Meinung ist das Wiki für Doku einfach besser geeignet als das Plone für Dokumentation. Ich bemühe mich jetzt immer alles was so bekannt gegeben wird sofort in das Wiki zu schreiben und werde überall auch noch die Quelle hinzufügen, wo ich eine kenne. 
ol.fischer@: Das wir das auf einen komplett aktuellen Stand kriegen ist quasi unmöglich, das schafft man genauso wenig bei Wikipedia.de. So ehrlich muss man schon zu sich sein. Aber Meinung nach wäre es irgendwie schön ein Befehl zu bekommen wie ungefähr Referatsseiten aussehen sollte, sodass die mehr oder weniger Konsiquent gleich sind und nicht komplett unterschiedlich und die Leute wissen was Sie dort eintragen sollten.
ol.fischer@: Zum Beispiel den Rücktritt vom Referat Internationales wegen Zeichnungsberichtigung, denn im Plone ist dieser Rücktritt schwierig nachzuvollziehen und kostet wertvolle Zeit unserer lieben Mitglieder diese Information herauszufinden. 

ITOP 5 Mindestens eine Schütte für jedes Referat, FAK, Vorstand/Kanzlei.

ol.fischer@: Ich würde gerne für jeden Fakultätsarbeitskreis eine Schütte haben, das gleiche würde ich dann auch für Referate machen und für jedes Kanzlei-Mitglied (Das gibt es schon teilweise in der A107 für z.B. Tino). Für die Referate gibt es in der A002, dann Ablagefächer für jedes Referat und ich würde jedem Referat gerne eine Schütte bereitstellen. 

Funktionen:
    können jederzeit für Projekte Schütten/Ablageordner nutzen 
Personen:
    bitte bei Verwaltung anfragen, ob das klar geht (wenn es mehr als eine Schütte ist), aber bitte mit Erklären warum man hier Dinge lagern muss

ITOP 6 Unnötige Kataloge abstellen auch der Umwelt zu Liebe.

Oliver-Michael: Wir kriegen so viel Post und schmeißen das nur weg, können wir diese ganze Abos bitte kündigen und die Ansprechpartner Namen ändern oder den Neutral halten mit StuRa HTW Dresden als Ansprechpartner.

Wird verschoben auf die nächste Sitzung. 

W. Weiteres

W.I. Befüllung mat@

2024-02-27T00:42 hatte VAT@ Mate in der Hand, womit "der Schrank" befüllt wurde. 6 · Club Mate; 2 · (Cub Mate) Kraftstoff; (bei leeren Fach Mate Mate) 5 · Paulaner Spezi
ol.fischer@: Wenn wir da gerade schon bei Befüllung sind, kannst du schon sagen, wann neue Getränke für den Automaten kommen vat@?. 

W.II. Raumkonzept

Es kam bei mir jetzt schon öfter das Thema der Raumnutzung auf. Ich möchte das zu Beginn des Semesters einmal überdenken. Darunter fällt z.B. dass gewisse Räume vorzüglich von gewissen Ämtern genutzt werden sollen wie z.B. das Vorstandszimmer oder die A108. Wenn ihr wollt, kann das ganze als AT behandelt werden, sonst würde ich mir einfach alleine Gedanken machen und euch über meine Überlegungen in Kenntnis setzen. (Fände AT besser, da so mehr Input von Interessierten. :) )

Dazu noch: Danach möchte ich die Türschilder austauschen und entsprechen mit den "Nutzungsplänen" beschriften.

Ideen/Notizen:
A104 Zimmer für die neuen
A107 Vorstand-/Präsidium/Verwaltung/Finanzen/Personal
A108 Angestellte/Verwaltung/Finanzen
A103 Einzelarbeiten
A004 Admin 

ol.fischer@: Wäre für ein AT um das nochmal dort zu besprechen und hier die Sitzung dadurch nicht in die Länge zu ziehen :) 
Marlene: Ich will es auch nicht in der Sitzung besprechen, sondern, wenn es fertig ist, einmal quasi bekanntgeben und dann mit der Sitzung die Umsetzung beginnen. Die Frage ist, ob AT oder Solo Flug von Marlene.

Vorschlag Termin AT für nächste Woche: 
    Dienstag 11 Uhr 
    Mittwoch 9 Uhr Oliver-Michael, Merte auch
    Donnerstag 10 Uhr oder 11 Uhr

-> AT findet am 27.03. 9 Uhr statt

W.III. Austragen Mail-Verteiler

Fischer meinte, dass PauL nicht die Leute von den Mail-Verteilern nimmt, wenn sie ihr Amt "abgeben". PauL sollte die eig. direkt runter nehmen.
ol.fischer@: Mir ist halt des öfteren aufgefallen. Man muss aber auch dazu sagen, da sind teilweise Leute noch mit drauf bevor Paul L die Stelle hatte. 

Alte Mitglieder haben noch Accounts auf NextCloud etc.. Wie steht ihr dazu die Accounts zu löschen oder deaktivieren?
Deaktivieren. (Löschen könnte zu Problemen führen (z.B. Rechtevergabe)) (Rechte müssen entzogen werden, wenn sie die Position nicht mehr haben.)

W.IV. Pillnitzer Büro & weiteres

Tom (pillnitz@): Da es wieder ein neues Semester ist würde ich, trotz des mäßigen Erfolges das Büro in Pillnitz wieder öffenen und hier den Außenposten bemannen. Die Zeiten folgen in der Sitzung und müssten dann mal wieder so getan werden.
Dann möchte ich ggfs. noch mal die Schließfächer tun und ja.
ol.fischer@: Du meintest mal du könntest vielleicht ein paar Sachen in Pillnitz brauchen, leider habe ich das ganz vergessen. (War glaube Technik Zeugs). Würde das für dich zusammen suchen und dann kannst du es mal mit nach Pillnitz nehmen. :) 
Tom: Jau, gut wäre ein HDMI-Kabel und noch 1-2 Steckverteilerdosen (langes Kabel schön)
Oliver-Michael: Wie lang muss das HDMI Kable sein ?
Tom: Egal, Hauptsache da. Sind modular genug, dass man sich durch die Gegend schieben kann.

W.V. Kategorien für Stellen?

vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/@@search?Subject%3Alist=Verwaltung%20Post ?
vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/@@search?Subject%3Alist=Instandhaltung%20IT-Services ?
vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2023-2024/11/termin

vat@: Ich stürzte da zufällig drüber, als ich eine Termin im Zusammenhang mit der Zuständigkeit Verwaltung Post erstellen wollte.
vat@ (webservices@): "Tut das Not?"?
ol.fischer@: Wenn wir bei Kategorien sind müsste das nicht Allgemein mal bearbeiten, weil viele Kategorien hinfällig oder vielleicht nicht so richtig passend?
Marlene: Man kann sich das mal als Projekt vornehmen und alle Kategorien überarbeiten und sich ein Konzept überlegen. Aber Not tut es meiner Meinung nach nicht. Setzt euch mal mit Bereichsleitung Webservices auseinander.

W.VI. v@ auf sport@

kann das nicht mal angepasst werden? Wir haben doch jetzt eine Leitung Sport und fleißige Mitglieder?

Mit Sport und Vorstand absprechen.

Btw. ist steph@ Steph Goldmann? wenn ja, warum steht er zweimal auf sport@.
Fischer kümmert sich.


Sitzungsende: 15:30
    
Nächste Sitzung: 05.04.2024 13:30 Uhr