Protokoll 9. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2022/2023

9. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2022/2023

Datum: 27.01.2023

Protokollerstellung

alle Anwesenden

Redeleitung

Elisa Range

Anwesenheit

• Elli
• vat
• Marlene
• Gwyn
• James

Sitzungsbeginn: 11:00 Uhr

ITOP 1 Vereinbarung Bücherzelle

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/buecherzelle/vereinbarung-buecherzelle-2018/view

Wie sieht's aus? Was habt ihr für Anmerkungen?

vat@:

Diese Vereinbarung - zwischen SIB, Hochschule und uns (StuRa) - ist echt "perfekt". Aber sollte es da nicht noch was weiteres - zwischen Hochschule und StuRa - geben? Wenn nicht, dann kann das einfach unterschrieben werden. (Den Namen beim StuRa interessiert sicherlich kein Mensch, inbesondere nicht beim StuRa, da üblicherweise wir nicht langfristig verantwortliche Funktionen haben. Also einfach Gwyn (Vorstand) oder Elli (Leitung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation) unterschreiben lassen.) Das Schöne an dem Vertrag ist ja, dass "die HTW oder der Stura" für die Kosten benannt ist. Der StuRa wird sich sicherlich nicht bemühen die Bücherzelle abbauen zu lassen.

vat@:

Kleinigkeiten:

• Bezeichnung (und Abkürzung) StuRa
• (HTW-Dresden?)

Anmerkungen:

• Bezeichnung und Abkürzung StuRa
• Bezeichnung und Abkürzung HTW-Dresden
• Vereinbarung zwischen Hochschule und StuRa

Paul sagt ab dafür.

vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/members/Frank--AlexanderSchoenberg wollte das damals aufbauen. Daher habe ich keine Ahnung, wer das jetzt aufbauen soll. Das gilt es zu klären.

Elli: Das Dezernat Technik könnte (wollte) das machen. 1.000 € hieß es.

vat@: Das passt ja gut zur KontO, wo 900 € drin stehen. Die Hochschule könnte ja dem StuRa passend eine Rechnung stellen und wir bezahlen das.

ITOP 2 Rechte von ehemaligen Amtsträgerinnen und Mitgliedern auf der Website

Elli: Ich würde gerne einführen, dass Mitgliedern, die entweder ein Amt nicht mehr inne haben bzw. dass ehemaligen Mitgliedern Rechte auf der Website entzogen werden. Das klingt sehr misstrauisch und ist es vielleicht auch, aber mir fällt immer wieder auf wie viele Menschen, die früher einmal Teil des Vorstands oder des Präsidiums waren noch Monsterrechte haben und deswegen auch privat geschaltete Inhalte sehen können. Ich finde das auf Dauer wirklich unsauber, möchte aber nicht anfangen mit "ab XYZ Monaten Untätigkeit..." und deswegen keine Unterschiede machen. Heißt: Generell Rechte wieder entziehen, das wird ja bei Schlüssel & Co. genauso gemacht.

vat@: Jo! Das beruht auf einer Mischung von Faulheit (Aufwandsvermeidung) und "Vertrauen". Mir wäre es nicht bekannt, dass da mal was "monstermäßig" Böses passiert wäre. Im Einzelfall wurde da dann immer agiert. Höchstens gab es (selten) positive Überraschungen, dass von "Altlasten" Sachen aufgeräumt wurden. Ich hatte da nie richtig Angst.

vat@: Jo! Kann ja mal gemacht werden. Es gibt die Besonderheit der Gruppe "ehemalige Sprecherinnen und Sprecher" oder sowas, die halt Rechte wie (Sprecherinnen und Sprecher aka) Vorstand haben. Ob das prinzipiell so beibehalten werden soll, soll einfach (webservices@) verwaltung@ und v@ entscheiden. (Ich frage mich gerade, ob das und wie das aufgeschrieben ist.)

Elli: Ich denke, der Aufwand ist durch die Zuständigkeit Mitgliederverwaltung mit zu bewältigen. Zum Legislaturwechsel könnte sich einmalig Mehraufwand bilden, aber ich denke das ist machbar. Für den Fall, dass das nicht so ist, kann man ja nochmal drüber sprechen.

Gwyn: Generell zu Webservices: Was ist mit Kategorisierungen? Das sollte man mal aufräumen. Generell auch Kategorien.

vat@: "Falsche" Tags kann man durch Anklicken sich alle anzeigen lassen und dann gerade ziehen bzw. entfernen.

Hinweis dazu: Von SvA gibt es beim Bereich Webservices eine Seite "Kategorien", wo aufgelistet ist, welche Kategorie wofür steht.

ITOP 3 Verfahren Unterschriftenprobe

Von wem braucht es wann Unterschriftenproben?

+ Holt die Mitgliederverwaltung die ein?

+ Formular Unterschriftenproben überarbeiten

Elli: Das Verfahren habe ich erstmal mit dem Präsidium geklärt. Der Plan ist, dass ich eine Liste erstelle mit allen, die eine Unterschriftenprobe benötigen und das Präsidium bei Wahl/Bestellung der betroffenen Mitglieder denen Meldung macht und das Formular schickt. Sobald das unterschrieben ist, geht das an ??? (aber an die Zuständigkeit Mitgliederverwaltung) um das Datum zu vermerken und das Dokument abzulegen. Wo? Cloud?

Gwyn: Gegenargument: Die Unterschriftenproben sollen mit Original-Unterschrift vorliegen... Aber sonst kann man ja sagen, dass alle anderen digital geschickt, dieses Dokument aber im Original ins Fach von Verwaltung@ gelegt werden soll.

Elli: Ah ja, na dann ins Fach legen, genau.

Gwyn: Ich hatte btw ja mal aufgearbeitet, von wem das aus 2020 noch fehlte (im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses 2020). Hatte da sich irgendwer zurückgemeldet?

Elli: Das hab ich nicht ganz verfolgt. Da kam nichts weiter zurück. Wenn Josi da noch mal nachhaken soll, sag Bescheid.

Gwyn: Muss nicht. Im Zweifel sollten wir nachweisen können, dass wir uns dahingehend bemüht haben die einzuholen. Also in die Tabelle kann man ja einfach "angefragt am XX.XX." rein schreiben.

Gwyn: Wer muss eine ablegen und wie oft? Jede Legislatur? Und für jedes Amt?

James: Ja, jede Legislatur. Eigentlich auch jedes Amt.

Gwyn: Von jedem Amt würde ich abraten. Man könnte ja mal das Dokument anpassen und das Amt herausnehmen, dann sollte das Amt egal sein. Es geht ja wirklich nur um die Verknüpfung Person - Unterschrift.

vat@: Es gibt ja auch noch das Stammdatenblatt. Da könnte man doch als zusätzliches Merkmal auch die Unterschriftenprobe mit abgeben.

James: Es sollte separate Blätter dafür geben. Ich verstehe auch nicht, wofür ich überhaupt dort eine Adresse angeben muss.

vat@: Aber bei Wahlen ist es doch ein gutes Beispiel, wo das genutzt wird.

vat@: Wozu entsteht denn der vermeintlich ominöse Aufwand jedes Jahr aufs neue eine Unterschrift zu leisten?

Genau das pflegen wir doch in der Mitgliederliste, wann die Unterschriftenprobe geleistet wurde.

James: Das muss dann 10 Jahre aufgehoben werden.

Wer muss eine Unterschriftenprobe ablegen?

• jede Person, der im Sinne von Finanzen zeichnungsberechtigt ist
• siehe Liste Befugnisse 2020, da steht alles drin

James: Was ist mit einer Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket?

vat@: Wenn wir uns nach der sächsischen Haushaltsordnung richten, ist das unerheblich.

James: Ja, das stimmt.

vat@: Wer hat das Dokument zur Unterschriftenprobe erstellt?

Gwyn: Frau Roßberg. Das muss mal angepasst werden.

vat@: Können wir ans Referat Finanzen darum bitten zu erklären, wofür wir das Dokument benötigen und es so anzupassen, wie es jetzt verwendet werden soll?

Elli: Ich würde nochmal ans Referat Finanzen schreiben mit der Bitte und was wir uns vorstellen und ob das umsetzbar ist.

vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/vorlagen/unterschriftenprobe/view

Z. Weiteres

Z.I. Türschilder?

vat@: Ich fände es schön, wenn wir wieder an allen Räumen Schilder hätten. (Raumkonzept praktisch machen! Im Zweifelsfall wird Abweichendes ausgewiesen. Der Wille zum Zweck vom Raum soll erkennbar sein.)

vat@: Wollen wir da mal eine Session machen und wegrocken? Gerne mit Marlene.

Elli: Síííí.

vat@: Arbeitstreffi.

Z.II. Antrag Hardware

Elli: Was ist mit dem Antrag zu Rechnern passiert?

vat@: Der liegt noch. Ist ca. zu 85% fertig.

Drei Anträge liegen noch rum: Der zu Laptops (85%), den zu Monitore (60%) und einen weiteren. (33%)

Z.III. Separate Schlüssel für Angestellte

James: Der soll alles können im besten Fall. Den soll ich mit mir rumschleppen können.

Elli: Antrag würde ich stellen.

vat@: So einen wie damals A.R. und A.S. Mit dem Kommentar würde ich auch zu dem Antrag stellen.

Sitzungsende: 12:14 Uhr

Nächste Sitzung: 10.02.2023 11 Uhr