Protokoll 4. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2021/2022
Datum | 2022-04-14 |
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Ort | A105/106 |
Sitzungsleitung | Elisa Range |
Redeleitung | Elisa Range |
Protokollerstellung | Elisa Range |
4. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 14.04.2022
Protokollerstellung
alle Anwesenden
Redeleitung
Elisa Range
Anwesenheit
- Elli
- Micha
- Paul
- Oliver
- James
Beginn: 15:04 Uhr
TOP 0 Berichte
TOP 0.1 Bereich Administration Rechentechnik
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/admin/sitzungen/2021-2022/2/
Die Leitung ist sehr dankbar über die einigen wenigen, aber sehr tollen, Mitglieder im Bereich. Was für ein Glück!
Dank Göran und MLp geht was! vat ist - voller Dankbarkeit - "genötigt" mit Hand anzulegen, da vorangetrieben wird.
Die fehlende Besetzung der Stelle Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services wird quasi kompensiert. (So gibt es nur nicht direkt die Möglichkeit das Abarbeiten von konkreten Aufgaben "anzuweisen".)
Wir machen regelmäßig wöchentlich Arbeitstreffen (freitags ab 11:00 und bis zum bitteren Ende :-D ).
Darüber hinaus gibt es weitere (beeindruckend häufig) weitere lockere Arbeitstreffen.
Der "Umzug" der Dateiverwaltung cloud.stura.htw-dresden.de war der erste große Streich bei der großen Aufgabe zur "Entrottung" der Infrastruktur. Dabei wurde ownCloud (als Jail (FreeNAS Plugin) im arg veralteten FreeNAS) zu Nextcloud (als PCT (LXC) mit NixOS im soliden PVE als Cluster mit Ceph) überführt.
Solche "Transplantationen" (Migtation, durch Überführung von FreeBSD zu Linux, üblicher Weise Debian; Aktualisierung auf den aktuellen Stand, der bei NixOS verfügbar ist; mögliche zweckmäßige Konvertierung einzelner Komponenten, etwa Datenbank oder Webserver; Konzipierung und Überführung zu NixOS) haben wir mit noch einigen anderen Diensten (und jeweileis mehreren Instanzen) vor uns.
Die Leitung stieht dort den maßgeblichsten Fokus (Priorität), was erledigt werden muss.
Die Leitung bemüht sich dennoch Raum "zum Spielen" zu geben. Beispielsweise ist das Bereitstellen von einer Arbeitsoberfläche (web, also per http) für das Erstellen von "schönen" Newslettern per Mail "in der Mache".
Nennenswert ist auch noch, dass Göran und MLp einen Server (Hardware) für Datensicherungen "aufgebaut" haben.
HELL YEAH!
https://youtu.be/FFSh0eARLiY?t=5272
TOP 1 Bestellung
TOP 1.1 Bestellung Mitglieder
Der StuRa möge beschließen
Gôran Heinemann
als Mitglied des Referates zu bestellen.
Leitung: Zustimmung!
TOP 1.2 Bestellung stellvertretende Referatsleitung
Der StuRa möge beschließen
Michael Leopold
als stellvertretende Referatsleitung zu bestellen.
Leitung: Zustimmung!
Micha: Wir rocken das!
(I)TOP Anmietung externe Infrastruktur zum Testen 2022
Die Leitung Bereich Administration Rechentechnik möchte erst einmal den potentiellen Antrag vorgestellt haben.
Rechenzentrum der Hochschule ist meist wenig hilfreich, vor allem beim Thema Mail
Grundlage zum ordentlichen Testen von verschiedensten Szenarien in der
Dateiverwaltung, Landesstudierendenvertretung aktualisieren. Solche Projekte sind durch Rechenzentrum bis auf weiteres blockiert.
weiteres Verfahren in nächster Sitzung klären
ITOP 1 Aufgliederung der Stelle fürs Kontingent vom Referat
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen
Elli soll Bedarf von Stellen im Referat klären (alle Bereiche), Projektstellen, Anmerkungen/Vorschläge gerne von allen
Ein Beispiel: Bereich Kollaboration, wie soll Kommunikation untereinander funktionieren?
ITOP 2 James macht zu viel
Problem: James macht deutlich (ca. 2x) mehr als er laut Stundenzahl müsste. Wenn mit allen Überstunden gerechnet, könnte James 4 Monate Urlaub machen --> funktioniert logischerweise nicht
Fragestellungen:
1. All das vergüten, was vorher von Angestellten erledigt wurde?!
--> aka was passiert gerade ehrenamtlich und was als "Angestellte"?
2. Personal@ fragen, was mit Überstunden passieren soll
--> wieviel Überstunden gibt es überhaupt? Und wie werden die dokumentiert?
James dokumentiert seine Arbeitszeiten im plone
https://www.stura.htw-dresden.de/members/StephanRankl
Wir können das hier nur bedingt klären, da es eher einer Absprache mit Personal bedarf.
Weiterleitung des Service Telefons läuft bisher auf James Handy und ist bis jetzt noch eingerichtet.
James: möchte nicht, dass die SHK als Rufumleitung eingesetzt wird.
Die Zuständigkeit fürs Telefon ist bisher nicht geklärt!
Wie soll das weiter gehen?
Im RK muss geklärt werden, wie/wer die zentrale Stelle am Telefon in Zukunft laufen soll. Es ist nicht möglich für eine Stelle alle eingehende Fragen zu klären.
ITOP 3 Telefonnummern - neu beantragen
an Dezernat Technik schreiben, bitte Telefonnummern ändern
Paul: Schlägt vor verschiedene Nummern für Semesterticket und sonstige Anfragen
Wo steht das vorbereite Konzept dafür? -->
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume/
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume/raeume
Lieber sofort Antrag raus und mit evtl. kleinen Fehlerchen leben
Paul: Schlägt ein Arbeitstreffen speziell hierzu vor.
Elli kümmert sich um Arbeitstreffen.
ITOP 4 Organisatorisches Diensttelefone
gibt jetzt 2 Simkarten vom StuRa, die Verträge laufen 24 Monate und wurden zum Ende der Laufzeit gekündigt
Dokumentieren?
mailadresse erstellen wo verwaltung@ und finanzen drauf stehen...
Paul: Referat Verwaltung muss wissen wie man Zugang zu diesen Verträgen erhält.
Dieses Thema lief noch unter der vorherigen Leitung und muss entsprechend an Elli herangetragen werden
Dokumentation: Zugangsdaten (Email,...), Verträge, Laufzeiten, welche Konten mit welchen Daten?
Paul: Hannes müsste in der Theorie alles dazu geregelt haben, auch Kündigung
Elli klärt mit Vorstand alles nötige --> Dokumentation im Wiki (intern, zur Not mit Bereich Webservices), Verträge etc. eher Cloud
ITOP 5 evtl Portogebühren
@Verwaltung
https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/1071
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/post/postbuch/2022
James: Referat Finanzen
James: Lange Rede kurz -
Postbuchführung wurde präventiv von mir eingetragen. Es steht aktuell nicht im Haushaltsplan und wurde vom letzten Jahr auf Büromaterialien gebucht.
Übergangslösung müsste sinnvoll ersetzt werden.
Paul: Wie ist das Verfahren? Wie kommt der Posten in den Haushalt? Ggf. stellen wir einen Antrag, damit das in den Plan bzw. die KontO aufgenommen wird.
James: ein eventueller Gedanke: müssen wir das aufschreiben?
Elli: Ich würde es gerne wissen um abschätzen zu können, wie viel das ist.
Paul: Das sind kaum 100 Euro im Jahr. Es sei denn es kommt mal eine große Nummer.
Macht man sich ernsthaft den Aufwand für jeden Brief eine Strichliste zu machen?
Grundfrage: dürfen alle Post abgeben oder läuft alles über die SHK-Stelle?
Vorteil: dedizierte Stelle,
Nachteil: wenn diese nicht besetzt ist muss zwischenzeitlich jemand anders das übernehmen.
Oliver: Vorschlag, nur einmal pro Jahr diesen Betrag bezahlen.
ITOP 6 Ablage (nicht elektronische Form) von Ordnungen (also auch Verordnungen)
siehe auch Protokoll 10. Sitzung Vorstand 2021/2022
Elli ablagt das offline (Papierform) weg?
--> vertagt auf nächste Sitzung
ITOP 8 "Policy" für "ersatzweise" Besetzung von Mail-Verteiler
leitung.referat@ auf bereich@? (am Beispiel kino@)
systematischer "Wildwuchs"?
--> vertagt auf nächste Sitzung
ITOP 9 Raumkonzept 2022
MLp sprach vat zur Verbesserung der Nutzung der Räume an. vat verwies oft darauf, dass nicht klar sei, wie überhaupt das Konzept zu Räumen sei. Nach der Wahrnehmung von vat wurde Ende 2019 dazu letztmalig gearbeitet. Seither wird es nur noch "verdrängt". Seither haben sich auch die Verhältnisse nennenswert verändert. Corona war dabei zwischenzeitlich auch wesentlich. Aber auch das Personalkonzept hat sich wesentlich geändert. Das führt sicherlich zu ganz anderen Konstellationen an die Anforderungen und letztlichen Kombinationen.
vat schlägt vor, dass die Leitung einfach Gedanken macht, wie ein Konzept erstellt werden soll. MLp hat ja beispielsweise die Ambition ein Konzept zu erstellen und "einzureichen". Aber vielleicht gibt es auch andere, die gute Vorschläge haben. Letztlich soll sich die Leitung eine Meinung bilden und "verordnen". vat ergänzt dazu noch, dass der StuRa auch Sachen ausprobieren kann. Gefühlt sind nie ausreichend Räume da.
MLp: Ich moechte erstmal meinen aktuellen Stand (20220407) praesentieren. Aktuell arbeite ich meines Wissens nach als erster von denen sich bisher mit Raumkonzepte im StuRa beschaeftigt hat, mit einem "richtigen" Planungstool. (siehe: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume ). Neben anderen, eher priorisierten Projekten von mir, habe ich begonnen mich damit zu beschaeftigen, wie ich es am ehesten schaffe, das Raumkonzept so zu gestalten, dass auch Leute nach mir schnell und einfach damit weiter arbeiten koennen.
Ich hielt es für notwendig mit einem 3D Werkzeug zu arbeiten, damit moeglichst viele Mitglieder*innen mit relativ wenig Aufwand einbezogen werden können bzw. die Erklärung einer vorgestellten Idee und Ihrem Zweck schnell sichtbar wird.
Ich habe mich für ein recht simples Werkzeug entschieden: SweetHome3D ( siehe: http://www.sweethome3d.com/ ). Es ist OpenSource und unter allen Plattformen (Linux, Mac, Win) nutzbar und dementsprechend nachhaltig. Das ist meiner Meinung nach eine Hauptbedingung.
entsprechende Dateien vom Zwischenstand findet ihr in der Cloud:
https://cloud.stura.htw-dresden.de/s/5dC2cxJ6GDAorMg
bzw. ueber die Website verlinkt https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume/raumkonzept-2022
Vorgegangen bin ich bisher wie folgt:
Ich habe mir die Bauplaene unseres Gebaeudes besorgt: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume/a-gebaeude-grundriss/view
--> Kurzer Exkurs meinerseits: Wir sind eine technische Hochschule und unsere Gebäudepläne haben keine Bemaßungen? Glücklicher Weise ist das ein WBS70 Gebaeude: https://en.wikipedia.org/wiki/WBS_70 (danke fuer den Tipp vat@)
Diese kann man als Hintergrund zur Konzeption einbinden, um dann easy nachzeichen zu können.
Die Umrisse und Räume sind soweit nachgezeichnet. Weiterhin sind andere persistente Räume beispw. Büro bereits gefüllt.
Mit entsprechenden (kostenfreien) Bibliotheken an Assets ist es dann auch möglich mehr Gegenstände und Texturen zu importieren. Ich suche gerade noch nach denen, die ich persönlich gerne nutzen würde
Das erarbeitete soll nicht den Anspruch erfüllen krass den StuRa in 3D-animiatorischen Sinne präsentieren zu können (dafür ist es zu ungenau). Es kann allerdings jederzeit in Form einer .obj exportiert werden und dann in Blender weiter genutzt zu werden. (WebGL auf Website?) falls wer Bock hat
Elli und ich kümmern uns um die weitere Ausfertigung des Plans, um das Konzept zur gegeben Zeit vorstellen zu können. Vorschlaege sind willkommen.
vat@: Die Darstellung ist schön. Aber wichtig finde ich, dass es ein (inhaltliches) Konzept gibt. Welcher Raum dient für welchen Zweck. Wie sind die Verhältnisse überhaupt, also wozu dient der Raum A101 konkret.
MLp: Das ist klar. Hier steht aktuell nur der IST-Stand. Konkrete Vorschlaege folgen ja noch.
--> vertagt auf nächste Sitzung
ITOP 10 Sichtbarkeit von nicht öffentlichen Inhalten für Konten ohne bestimmten Gruppen anzugehören
Der Bereich Administration Rechentechnik wurde angefragt, ob dafür gesorgt werden könnte, dass Ehemalige nicht mehr nicht öffentliche Inhalte sehen würden. Das sollte einfach möglich sein, wenn die Mitgliedschaft bei allen möglichen Gruppen entfernt wird. Jedoch stimmte das - entgegen der eigenen Erwartung des Bereiches - leider nicht. Selbst die (konzeptionell nicht mehr entfernbare) Mitgliedschaft bei der Gruppe Authenticated Users (Virtual Group) ist anscheinend ausreichend, um nicht öffentliche Inhalte betrachten zu können. Folglich wurde sich bemüht das zu berichtigen. Anscheinend gibt es dabei aber das Problem, dass - trotz entsprechender Anpassung - zuvor erzeugte Inhalte von der Anpassung nicht wirksam betroffen sind. Doof! (Eine Lösung (einheitliche Anwendung vom Muster der Berechtigungen für den Arbeitsablauf) konnte "auf die Schnelle" nicht ermittelt werden. Doof!)
Eine Strategie für den Entzug der Berechtigung zum Einsehen der (nicht öffentlichen) Inhalten durch Ehemalige könnte das schlichte Löschen der Konten sein. (Darauf wurde - aus verschiedenen Gründen (wie Faulheit und erneuter Nutzung nach der erneuten Übernahme von Funktionen und so weiter) - bisher verzichtet.)
--> vertagt auf nächste Sitzung
ITOP 11 Bestellung von Büromaterialien
Fulli hat folgendes Verfahren vorgeschlagen:
Liste im Plone wo jede Person eintragen kann was für Bedarf besteht, Regelmäßige Bestellung durch verwaltung@ (einmal im Quartal) eine Woche vor der Bestellung noch einmal eine Erinnerungsmail rumschicken.
Vor Bestellung das ganze natürlich durch den Bereich Mittelverwendung gegenchecken lassen.
Nächster Schritt: Absprache mit Ref Personal ob das auch im Sinne der Angestellten ist, Ref Finanzen informieren, Liste im Plone anlegen, relativ zeitnah die erste Bestellung tätigen
Elli: welche Büromaterialien betrifft das? gibt es einen aktuellen Stand bzw. ein Ort, wo sich "freie" Büromateralien befinden?
Tabelle erstellen mit aktuellem Stand + jeder trägt ein, was er/sie entnimmt + Bedarf (siehe Idee Fulli)
Entwurf:
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/bueroausstattung/nutzung-von-bueromaterialien
--> vertagt auf nächste Sitzung
ITOP 12 Mail-Adresse für Krankenkassen
Das Referat Personal hat bei allen Krankenkassen der Angestellten ein "Konto", für dieses eine Mail-Adresse angegeben werden muss. Im besten Fall wird über Belange der Krankenkassen aber nicht nur das Referat Personal informiert sondern auch das Referat Finanzen. Um dies zu ermöglichen soll eine Mail-Adresse geschaffen werden, die beide Stellen für diesen Zweck vereint.
vat@: Welche (womöglich sensiblen) Daten werden an diese Mail-Adresse gesendet?
vat@: @webservices@: Wir haben doch entgelt@, wo auch sensible Daten (ohne Archivierung) drüber verteilt werden. Oder?
vat@: @webservices@: Im Zweifelsfall erstellen wir erst einmal einen "normalen" Mail-Verteiler krankenkasse@ (oder lieber krankenkasse.angestellte@ oder sowas). Da können dann relativ einfach funktion@ oder person@ auf den Mail-Verteiler geschrieben werden. Oder?
ITOP 13 Geliehene Gegenstände zurück geben
MLp: Bei einigen Aufraeumaktionen ist mir aufgefallen, dass wir super viele Gegenstaende im StuRa haben, die geliehen sind. Es waere ein Wunsch von mir, dass diese ihren Besitzern zeitnah zurueck gegeben werden, damit wir besser wissen woran wir sind. Ich hatte die doofe Situation als Neuling, dass ich einen Raum aufgeraeumt habe und dabei selbstverstaendlich einen PC eingerichtet habe, nur um danach zu erfahren dass dieser schon laengst haette weg gehoert. Selbiges gilt auch fuer verschiedene Drucker beispw. den der Bauingeneure. Speziell dieser Drucker zeigt auf, dass ich auch gerne die Gegenstaende gerne zurueck geben wuerde, die wir als StuRa zweifelsohne noch benutzen duerfen, sie jedoch am Ende definitv zurueck an ihren ehmaligen Besitzer geschafft werden muessen.
Einfach aus den Grund heraus, dass wir
A: wissen alle Gegensteande gehören dem StuRa
B: keine weiteren Lasten haben jemand zu beauftragen heraus zu finden wessen Besitz das ist
Beispiele:
- Drucker Fakultaet Bauing
- 2x Apple iMac
- (bis vor kurzem ein haufen Mensa Geschirr)
- ...
--> vertagt auf nächste Sitzung
ITOP 14 Ausleihordner aktualisieren
MLp: @Bereich Service Angelehnt an ITOP 13 und dem Fakt, dass ich jetzt fuer den StuRa fünf ausleihbare Laptops frisch aufgesetzt habe, wuerde ich mir eine Generealüberholung des Ausleihordners wünschen, sowie einen gewissenhafteren Umgang. Negativfall: Ein verliehener Laptop, der wohl nie wieder seinen Weg zurueck findet. https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/1126
Speziell fuer meinen Fall mit den Laptops gibt es nicht für alle srl1-8 eine adequate Ausleihliste.
Hier eine Aufzaehlung aller Laptops fuer die es eine Liste braucht https://wiki.stura.htw-dresden.de/index.php/Notebook#einzelne_Notebooks Bei Fragen, mich gerne anquasseln :)
--> vertagt auf nächste Sitzung
ITOP 15 "außerordentlicher" zusätzlicher Netzwerkanschluss für den Raum A110, der durch faranto genutzt wird
Es gibt im Raum 4 Netzwerkanschlüsse (2 Netzwerkdosen mit jeweils 2 Netzwerkanschlüssen).
Nach dem bisherigen Konzept ist 1 · VoIP und 1 · Netzwerk (aka Internet) angedacht. Das entspricht dem gesamtheitlichen Konzept, wie er auch für alle anderen Räume angedacht ist. Es fragwürig ob und wie das für die Gruppe reichen soll. (Uns ist bekannt, dass ein Drucker am Anschluss fürs Netzwerk hängt. Aber es braucht sicherlich auch einen Arbeitsplatz, oder?)
Vertagen? (Um mal nachzufragen?)
--> vertagt auf nächste Sitzung
Y. Weiteres
https://www.stura.htw-dresden.de/kontakt/copy_of_ansprechstellen ?
https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/800
2022-04-22T14:00 erfolgt die Berichtigung der Netzwerkdosen. Danach ist bestimmt auch das vlan 50 weg. :-/ :-)
Z. Nächste Sitzung
28.04.2022 15 Uhr
Ende: 16:04 Uhr
https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_verwaltung_2021-2022_4/timeslider#8504