Protokoll 7. Sitzung Referat Personal 2021/2022

03.12.2021 15.00-16.30 Uhr

Anwesende

Gregor

Hannes

Rico

Paul

Micha

James

Verabschiedung von alter SB Fina Stelle

Wie es den meisten bekannt sein wird verlässt unsere aktuelle Angestellte (SB Fina) zum Jahresende auf eigenen Wunsch den StuRa. Da die Angestellte den StuRa nun seid 10 Jahren mit ihrer Arbeitskraft unterstützt hat will ich (Gregor) ihr das mit einem Geschenk würdigen.

Mein Idee ist: Ein kleiner Geschenkkorb, am letzten Tag und (wenn sie will) ein Foto mit StuRa Kulisse, das ihr dann mit Rahmen zugestellt wird. Als Andenken.

Dazu wird ein Beschluss gefasst, der die Idee finanziell deckt.

Geschenkorb -> nicht mehr als 30 €

Foto mit Rahmen -> schlecht abschätzbar, aber auch nicht mehr als 20€

Insgesamt 50€

Außerdem ist ihr Geburtstag am 14.12. bitte nicht wieder vergessen. Wenn danach schon was geschenkt wird, reicht ja ne kleine Bemerkung/Fußnote in Mail/Erwähnung bei nem Anruf... kp je nachdem was sich ergibt.

Antrag auf Verabschiedungsgeschenk für die Stelle SB-Fina

AntragstellerIn:

Referat Personal

Antragsdatum

2021-12-03

Antragstext

Der StuRa möge beschließen Frau R. einen Geschenkkorb und ein gerahmtes Foto als Dankeschön für 10 Jahre Arbeit im StuRa zu schenken.

Begründung zum Antrag

Frau R. hatte ihren ersten Arbeitstag im StuRa am 01.10.2009 als Teilzeitkraft und anschließen bis heute eine Festanstellung für den StuRa. Aus diesm Grund sieht das Referat Personal es mehr als Sinnvoll diese langjährige Treue mit einem kleinen Geschenk zu würdigen.

Kostenposition im Haushaltsplan

Kosten 50€

Das Geld wird aus der "CoCo-Pauschale" entnommen.

Änderung der Personalkonzepts

Durch mehrmaliges hin und her wird nun darüber gesprochen wie das Personalkonzept 2022 nun so umgebaut werden kann, dass es nun doch wieder eine SB Fina Stelle geben kann.

Aufgaben der alten SB Fina Stelle:

Verwaltung des Bestandes von Kassen (Referat Finanzen)

Beantwortung von Anfragen, Annahme, Bearbeitung, Bescheidung, Auflistung der Anträge zum Semesterticket entsprechend BO, Querkontakt zum Studentensekretariat zu den einzelnen Vorgängen bei Bedarf (Bereich Semesterticket)

"Zuarbeiten Referat Finanzen" wie Prüfung auf, Kontrolle und Nachbereitung der finanzrelevanten Beschlüsse des StuRa, fortlaufende Prüfung auf aktuelle StuRa-Entscheidungen, Erstellung Finanzberichte auf Anforderung, Zuarbeit Haushaltsplanentwurf, Überwachung der Budgets/ Einhaltung Haushaltsplan zusammen mit Bereich Mittelverwendung und haushaltsplanverantwortlicher Person, Erstellung Jahresabschluss, Buchungsberichte, Erfolgsplan, jeweils bis Unterschriftsreife, Ansprechpartner für die Wirtschaftsprüfungsgesellschaf bei Prüfung des Jahresabschlusses der Studentinnenschaft

Buchhaltung (Bereich Buchhaltung)

gesamte Buch- und Kontenführung des StuRa

"Vorarbeiten für Zahlungen" wie Erstellen von Zahlungsanordnungen, Erstellung und Bearbeitung von Rechnungen, Erstellung und Versand von Berechnungen und Rechnungen zum Semesterticket, Einholung der Zeichnungsberechtigung, Bereitstellung der Zahlungen im Sparkassenprogramm SFirm und vieles mehr

"allgemeine Serviceaufgaben" Sicherstellen der Sprechstunden im Servicebüro (erste Anlaufstelle), Allgemeiner Schrift-Fax- und Emailverkehr, Telefondienst, Verleih von Kundenkarten,

"Kassenverwaltung" Verwaltung des Bestandes von Kassen, Barverkauf von Merchandise, intenationalen Studentenausweisen, Veranstaltungskarten, Semestertickets

"allgmeine Verwaltungsaufgaben" wie Postabholung und -bearbeitung, Ausgabe, Rücknahme und Verwahrung der Raum- und Verwahrschlüssel, Verwaltung der Ablage, Büromaterialbestellung und Abholung für den StuRa,

1. Idee: Man streicht die Stelle "LPDU", diese wird durch die SB Fina Stelle ersetzt.

Problem hierbei, die alte Stelle war auf 40 Std die Woche ausgelegt also müssen alte Aufgaben gestrichen oder durch SHK Kräfte ersetzt werden.

Hauptziel der SB Fina Stelle sollen aber Finanztätigkeiten bleiben, da man dafür Fachkenntnisse benötigt die von den Studiernden nicht verlangt werden können.

2. Idee: Man lässt den Workload der SB Finas Stelle beim alten, also wieder 40 std die Woche, dafür werden aber SHK-Stellen gestrichen und natürlich die "LPDU"- Stelle.

Finanzielles: Immer aus Arbeitgebersicht

40 Std:

E7 Stufe 1 = 3.316,63€/ Monat Weihnachtsgeld = 2.454,05€

E8 Stufe 1 = 3.530,75€/ Monat Weihnachtsgeld = 2.612,40€

E9 Stufe 1 = 3.768,19€/ Monat Weihnachtsgeld = 2.199,92€

20 Std:

E7 Stufe 1 = 1.665,30€/ Monat Weihnachtsgeld = 2.454,05€

E8 Stufe 1 = 1.769,89€/ Monat Weihnachtsgeld = 2.612,40€

E9 Stufe 1 = 1.884,10€/ Monat Weihnachtsgeld = 2.199,92€

Differenz zwischen 20Std und 40 Std

E7 Stufe 1 = 1.651,33€ + 204,5€ (weihnachtsgeld/12) = 3,09 SHK Stellen

E8 Stufe 1 = 1.760,86€ + 217,67€ (weihnachtsgeld/12) = 3,3 Stellen

E9 Stufe 1 = 1.884,09€ + 183,34€ (weihnachtsgeld/12) = 3,44 SHK Stellen

Reminder: Wenn man wirklich 3-4 SHK Stellen steichen würde, würde man 40-30 Wochenarbeitsstunden von SHK Kräften gegen 20 Wochenarbeitstunden SB Fina ersetzen

Paul (vorab): Ich kann verstehen, dass langsam die Panik einsetzt, weil bisher nicht ansatzweise wer gefunden ist, um Stellen besetzen zu können. Es erscheint mir nachvollziehbar, dass kein Mensch (neu) für eine Stelle gefunden werden kann, wenn es keine Ausschreibung und deren Verbreitung gibt. (In meiner Wahrnehmung weise ich jeher darauf hin, dass die Entscheidung zur konkreten Aufgliederung der Stellen ala SHK getroffen muss und dann der Aufwand zur Erstellung (konkreten) Ausschreibungen zu erledigen ist, um sie verbreiten und womöglich besetzen zu können.)

Paul (vorab): Die "Wiedereinführung" einer Stelle - wie es sie schon gegeben hat - finde ich nicht gut. Das gilt insbesondere, wenn noch nicht einmal versucht wurde sie "wie geplant" zu besetzen.

Paul (vorab): Ja, insbesondere hinsichtlich Buchhaltung braucht es Fachwissen. Das betrifft die Bedienung der "zur Vereinfachung" angeschafften (gängigen) Software, als auch das Grundverständnis für Buchhaltung im Allgemeinen. Vielleicht sollte das daher "besonders" vergütet werden. (Im Übrigen ist das Wesentliche ja die betreuende Überprüfung der Buchhaltung, etwa mit Entscheidungen zur Art der Verbuchung. Ja, die Leitung Finanzen (und die Haushaltsplanverantwortlichkeit), haben diese Entscheidungen zu treffen und auch deren Ergebnis zu verantworten.)

Paul (vorab): Mit entsprechender (dokumentierten) Einarbeitung erscheint mir selbst diese "qualifizierte Arbeit" für eine Vielzahl von Menschen möglich. Mindestens alle Studierende, die gelernte Kaufleute sind, oder "was mit Steuern" erlernt haben, sollten das können. (Ja, nicht alle würden das deswegen "richtig gut" können. Aber dazu muss einfach eine Einstellung geben, die prüft, ob die Menschen geeignet sind.) Es ist ja nicht so, dass alle anderen Tätigkeiten "unqualifizierte" Arbeit wären, etwa alles zum Präsidium oder sonst im Referat Finanzen, aber auch im Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation.

Paul (vorab): Ja, am Ende muss es laufen. Das ist aber nicht nur zu den Aufgaben "SB Fina". Ja, der StuRa könnte für alle Aufgaben, die laufen müssen, Angestellte einstellen. Geschätzt wären das aber mindestens 5 Stellen (Vollzeit) gemäß TVL.

Paul (vorab): Was passiert, wenn nicht der Verwaltungsaufwand zur Ausfertigung und Beantragung der Genehmigung einer Beitragsordnung erfolgt? Was passiert, wenn keine Mail-Verteiler gepflegt werden? Was passiert, wenn keine Anträge entgegengenommen werden? Was passiert, wenn $VERWALTUNGSAUFGABE , die wichtig ist, nicht übernommen wird?

Paul (vorab): Es müssen "Dinge" geklärt werden. Vielleicht dient das der Anregung? Warum lassen wir nicht die Buchhaltung durch eine externe Firma erledigen? (Bei der Entgeltabrechnung tun wir das doch auch.)

Paul (vorab): Warum stellen wir nicht diejenigen, die das bisher (übergangsweise) dafür angestellt haben, weiter an? (Da sie sich "durch Chaos" gekämpft haben müssen, sollten sie das nun "einfach weitermachen" können. Mir ist nicht klar, ob es schon eine entsprechende dokumentierte Aufarbeitung der Verhältnisse gab. Da erscheint mir als notwendig, wenn nicht im Dezember noch nachfolgende eingearbeitet werden sollen. Sonst kann es ja auch überhaupt nicht in Betracht gezogen werden, dass sie ersetzt werden können. (Im Übrigen handelt es sich bekanntlich um Menschen, die bestmöglich in die Aufgaben einsteigen konnten, da sie die Verhältnisse kannte, wie sonst kein Mensch.))

Paul (vorab): Noch ein "Gag" am Rande: Der StuRa kann sich auch jederzeit "Amtshilfe" bei der Hochschule holen. Der StuRa muss das dann halt nur bezahlen. (Selbstverständlich wird die Hochschulverwaltung da "keinen Bock" drauf haben, denn das belastet deren Personaldecke.) Also "einfach Mal" über den Kanzler der Hochschule nachfragen wie das denn laufen würde. Der würde dann sicherlich an das Dezernat Haushalt oder an das Dezernat Personalangelegenheiten verweisen. Wie die damit wohl umgehen würden.

Paul (vorab): Angenommen es gibt eine unverzügliche Ausschreibung und ein unverzügliches Verfahren zur Besetzung der Stelle. Wann wäre dann der mögliche erste Arbeitstag?

Paul (vorab): Wer würde dann wie die Einarbeitung (mit welchen (konservierten) Dokumenten) vornehmen? (Wer würde sich da (unter welchen Bedinngungen) einer Einarbeitung annehmen. Oder wird davon ausgegangen, dass sich neue Angestellte "selbst reinfitzen"?)

Paul (vorab): Was täte ich jetzt?

Paul (vorab): Von den bisher (übergangsweise) Angestellten den Stand der Aufarbeitung erfragen?

Paul (vorab): Mit den bisher (übergangsweise) Angestellten eine Gliederung der betreffenden Stellen ala SHK vornehmen. Die Gliederung vom Vorstand "absegnen" lassen. Die Stellen unverzüglich ausschreiben.

Paul (vorab): Von den bisher (übergangsweise) Angestellten die Erstellung von Dokumentation für ihre Zuständigkeitsbereiche erarbeiten lassen.

Paul (vorab): Davon ausgehen, dass das Finden von Externen im Dezember nichts mehr wird. (zu wenig Zeit für die Beendigung der Verfahren) Davon ausgehen, dass das Finden von Externen im Januar nichts mehr wird. (APL & Co) Davon ausgehen, dass das Finden von Externen im Februar nichts mehr wird. (Prüfungsabschnitt) Davon ausgehen, dass das Finden von Externen im März mehr wird und erste Einarbeitungen stattfinden können.

Paul (vorab): Unverzüglich eine Gliederung (auch) aller (anderen) Stellen ala SHK vornehmen. Die Gliederung vom Vorstand "absegnen" lassen. Die Stellen unverzüglich ausschreiben.

Paul (vorab): Davon ausgehen, dass das im Dezember das Besetzen mit "Internen" (Interessierte im und um den StuRa) was wird. Einfach Arbeitsverträge (in Anlehnung an die Arbeitsverträge für SHK an der Hochschule) mit den denjenigen schließen, die besonders geeignet erscheinen und wo vergleichsweise wenig Aufwand zur Einarbeitung zu erwarten ist und bereits schon im Januar Leistungen erwartet werden können.

Paul (vorab): Die Stelle zum Erhalt von Kontinuität (was du mit der "nicht nachvollziehbaren Abkürzung" LPDU bezeichnest) unverzüglich (so öffentlich wie möglich) ausschreiben.

Paul (vorab): Von den bisher (übergangsweise) Angestellten erfragen wie sie sich die zukünftige Bewältigung des bisher durch sie bewältigten Aufwandes vorstellen. Erfragen unter welchen Bedingungen sie sich ein weiter Fortführung des bestehenden Arbeitsverhältnisses vorstellen können. Erklären, dass die Absicht besteht ihre Tätigkeit durch andere Menschen in Form von Stellen ala SHK zu ersetzen, was ihnen bekannt sein sollte. Erklären, dass absehbar kein Ersatz bis frühestens Ende März möglich sein wird. Erklären, dass sich im Sommersemester sehr bemüht werden wird Ersatz zu finden, im Zweifelsfall unter "Heranziehen" der Stelle LPDU. (Mit vorheriger Absprache mit dem Vorstand) Erklären, dass auch ein "Verlängerung" des Arbeitsverhältnisses angeboten wird. Im Falle einer Verlängerung (ab Beginn Januar) müsste diese aber bis mindestens Ende März, aber auch gern bis höchstens Ende Juni(/Juli/August/September) erfolgen. Es sei jedoch davon auszugehen, dass im Falle der Besetzung einer Stelle ala SHK vom jeweiligen Arbeitsfeld dann andere Aufgaben zugewiesen werden würden und eine nachvollziehbare Einarbeitung vorausgesetzt werden würde.

Paul (vorab): Läuft? :-)

Zusammenfassung der Diskussion: 20h-Stelle für Finanzen soll geschaffen werden, zur Überbrückung soll mindestens eine bisherige Angestellte behalten werden.

Paul ist der Meinung, dass die Priorisierung falsch ist. Und sowas wie ABV auch bedacht werden sollte.

Vorschlag, die Stelle könnte auch ABV machen, wenn "zu wenig" Arbeit vorliegt.

Zeitplan: Gregor schreibt nach Hannes seim Go die stellen aus,

Gregor spricht mit Fulli und James zu einer möglichen Übergangslösung ab den 1.1.2022

z.B. 3 Monate zur jetztigen Vergütung + Einarbeitungszeit für die neuen Stellen

Ausschreibung der SHK Stellen

Gregor erkundet, ob E7, E8 oder E9 für die SB Finanzenstelle sinnvoll wäre

Ausschreibung der Jahresende.

Fortsetzung der Stellen Fuhlroth, Rankl, C.Miller

C.Miller: nicht fortführen

Fuhlroth, Rankl siehe oben

Deadline 17.12, 18.12 -> Muss man Fortsetzung bzw. Abmeldung melden

Erstellung Arbeitszeugnis SB Admi

SvA hat das nochmals (vor Wochen) überarbeitet. Es hängt an Paul, der sich dafür entschuldigt, da anderes gerade dringlicher (und wichtiger) war. Muss mal werden!!!1!

Erstellung Arbeitszeugnis SB Fina

müsste sich auch mal Gedanken drum gemacht werden

Leitung Bereich Posten

boxi@ betteln?

Update zum Lohnbüro

Abrechnen über Stundenzettel ist easy möglich, einfach Studnenzettel schicken

Man muss sich Gedanken machen welches Modell zur Abrechnung gewählt werden soll

1. Im laufenden Monat mit Nachzahlung. Bsp. man zahlt bis zum 20. aus und die Stunden die nach dem 20 geleistet wurden kommen im folge Monat

2. Man zahlt alles im folge Monat aus, im laufenden gibt es nichts (Gregor bevorzugt dieses System)

Veränderung im "Gesundheitssystem", durch die Digitaliserung werden Krankenscheine abgeschafft, Arbeitgeber muss nun den Krankenstand bei der Krankenkasse "einfordern"

Dazu wird es automatisch eine neue Funktion im Lohnportal geben, gilt ab 1.1.2022

Wenn doch noch "analoge" Papierscheine kommen sollten einfach wie gewohnt einscannen und uploden im Lohnportal

Kündigung von SB FIna noch nicht dem Lohnbüro gemeldet!! Muss noch getan werden, damit der Mensch auch vom Lohnbüro abgemeldet werden kann

Dieser Vorgang sollte "im Sinne der Nachhaltigkeit" dokumentiert werden

SHK-Konzept easy realiserbar Kosten der Anmeldung 6€, Abmeldung keine Kosten, wieviel Leute wir einstellen bringt keine Erhöhung der laufenden Kosten (mündliche Aussage des Lohnbüros)

Ende Um 18:00 Uhr

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