Protokoll 1. Arbeitstreffen SEP WiSe 2024/2025

Beginn: 12.08.24 17.05 Uhr

Teilnehmer*innen:
Christoph
Tina
Katha

Allgemeines:

ESE vom 23.09. - 27.09.
Datum: 7.10. - 11.10. // 14.10. - 18.10.

• 2 bis 11.10 ESE TU Dresden -> daher 15 (Dienstag) oder 16.10 (Mittwoch) 22 bis 04 Uhr

Location: Gisela / Downtown / andere Alternativen?

• Toffel fragt Gisela und Downtown für den 16.10 an

• Update 13.08.:
  • Gisela geht klar, gleiche Konditionen wie immer
  • Downtown hat ebenfalls freie Kapazitäten, ebenfalls wahrscheinlich gleiche Konditionen
  • RK Meinungsbild einholen über welchen Club man präferiert
• Update 15.08.:
  • aus Kostengründen sowie nach Meinungsbild des RK am 13.08. wird der Club Gisela als Location genommen

Aktionen:

• EmojiRausch
• EinlassShots (Reagenzgläser fertig säubern und Menge kontrollieren)
  • sind fertig gesäubert
• Motto?
  • schwierig da alle zu motivieren mitzumachen
• Spezialpreise bei bestimmtem Lied?
  • mit dem Club aushandeln 
  • coolen "ESE"-Song überlegen 

DJ:

3 Floors

• 1. Mainfloor - Tom alternativ O2 (6h)3
  • Kontakt Tom: leider nicht verfügbar (fyi, ist das unser Gisela Ansprechpartner)
  • Kontakt O2 Soundz: 
    • Gisela kann auch DJ-Alternativen für MainFloor schicken, aber sind mit O2 super happy, also nur falls er nicht kann
• 2. HipHop Floor - Envidee (6h) alternativ D3!C
  • Kontakt Envidee: Instagram
  • Kontakt D3!C: http://djd3c.de/booking/
• 3. Reingefahre - Chiara (3h) und Johannes Schaller (3h) alternativ Kolja
  • Kontakt Chiara: Chiarapistorius@gmail.com
  • Kontakt Johannes Schaller: 
  • Kontakt Kolja: booking@gnev.de

• Update 13.08.:

• • DJs nicht zwingend auf Stunden festlegen, sondern im Zweifelsfall für den ganzen Abend buchen, um im Zweifelsfall Aufpreis falls länger zu vermeiden
  • Überlegung, ob man alle drei Floors nutzt, da manche Floors sonst etwas wenig besucht waren (möglicherweise auch DJ abhängig)

• Update 15.08.:
  • nach Besprechung im RK wurde sich von allen Anwesenden dafür ausgesprochen 3 Floors zu bespielen, da die SEP (besonders die des WS) die am besten laufende Veranstaltung ist

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/how-to/erfahrungen-mit-djs-fuer-partys

Vorverkauf:

• Offline: 8.10 (Dienstag) und 10.10 (Donnerstag) - wie gehabt
• Woche vor der Feier bzw. erste Vorlesungswoche?
• Online: ab 10.10 Nachmittags
• Mit Ende Offline-VVK bis Nacht vor Feier

Kostenkalkulation

• weitere Plastikreagenzgläser
• Shotkosten anpassen --> Kassenzettel von SAF 
• Bändchen-Menge kontrollieren, im Zweifelsfall nachbestellen
  • Falls da nicht genügend da sind wäre mein Vorschlag bereits bedruckte Einlassbändchen zu bestellen. Habe über folgende Seite bereits ein paar Mal welche bestellt und gute Erfahrungen gemacht. Wäre auch was für eine große Anzahl für viele Veranstaltungen 
    • https://www.einlassband.eu/kontrollbaender-tyvek/aufdruck-1-farbig/tyvek-kontrollbaender-druck-1-farbig.html (2000 für 97€)
  • Weitere:
    • https://www.brandible.de/kontrollarmband-events-2028-ap791448.html (2000 für 140€)
    • https://www.druck.de/produkte/werbeartikel/freizeit/einlassbaender/tyvek?tab=0&data=%7B%22MaterialColor%22%3A%22Aqua+%28approx.+Pantone+5421+C%29%22%2C%22Variant%22%3A%22None%22%2C%22PrintColor%22%3A%221%2F0+-+K%22%2C%22Quantity%22%3A%223000%22%2C%22DesignCount%22%3A1%2C%22ProductionSpeed%22%3A%22Saver%22%2C%22Format%22%3A%22%28170x15%29%22%7D
    • (2000 für 135€ (petrol))
• am 13.08. mit RK klären
• Plakat
  • 3 Stück (A1)
  • Tina zaubert was schönes
  • eines für "laufende" Werbung während der ESE

Zusammenarbeit mit anderen Referaten

• (Andere?) Fristen bei Finanzen und ÖA abklären 
• Antrag wird am 10.09. gestellt, vorher soll alles geklärt sein (mit RK am 13.08.) und die Referate bitte auch ohne feststehenden Antrag mit uns schon zusammenarbeiten.

Werbung während der ESE

• dritte Plakat auf dickere Pappe für siehe Plakate

Anträge

• Antrag an RK/Plenum zu Veranstaltungsdurchführung
• Antrag an Dez. für VVK: 
  • Raumantrag für Z- und M-Gebäude, Tische und Stühle, Aufsteller für Plakate (schon im voraus als Werbeplakat aufhängen, also Aufsteller auch zeitlich ausschweifender beantragen)
• zwei Wechselgeldkassen für Offline VVK
• Vorschusskasse für Einkauf Shotzutaten
• Wechselgeldkasse für Abendkasse 

To Dos:

• Plakat (Tina)
• Kontakt DJs (Katha)
• Kontakt Club (Christoph)
• Kostenkalk (Christoph)
• Antrag RK (Christoph)
• Antrag Dez Technik VVK (Ref Verwaltung) (Katha)
• Antrag Wechselgeldkassen: 2VVK Z und M Gebäude + Abendkasse, und Vorschusskasse (Katha)
• Online VVK einrichten
• Helfer*innenlisten VVK + Clubnacht
• ÖA informieren (Tina)

• Fristen und Erinnerungen:

• • Email für Antrag an das Dez. Technik für VVK und Plakataufsteller an Ref. Verwaltung bis Ende August (Marlene kann dies nur Anfang September weiterleiten)
  • Email für Beschaffung von weiteren 300 Plastikreagenzgläsern und 2000 mit StuRa Logo bedruckten Bändchen bis 23.08. an Verwaltung@
  • Email mit allen wichtigen Informationen für Posts etc. bis 08.09. an Ref ÖA
  • Antrag Durchführung SEP am 10.09. bis 03.09. an RK
  • Fertigstellung Kostenkalkulation bis 03.09.
  • VVK Pillnitz: Erinnerung Anny bei Pillnitz-Studenten nachfragen bezüglich VVK bis 23.08.

• • • Oliver Fischer als Alternative nach Pillnitz schicken halte ich für verschwendete Zeit und Mühe seinerseits, sowie umweltmäßig (besonders bei kaum Nutzen durch Pillnitz Verkauf etc) sinnlos

Nachbearbeitung: Christoph 
Nachbesprechung: Alle

nächster Termin: 19.08. 17 Uhr