How to Partys organisieren

Dieses How to soll euch als ein Handbuch für die Organisation von Partys vom StuRa dienen. Bevor ihr mit der Organisation anfangt, lest es euch einmal in Ruhe durch. Anschließend könnt ihr euch für die Orga an den einzelnen Punkten entlang hangeln.

Im How to ist öfter die Rede von der Referatsleitung. Damit ist die Leitung (und auch ihre Stellvertretung) vom Referat Kultur gemeint.

Ganz ganz wichtig: Fangt bitte rechtzeitig an! Die Orga einer Party ist nicht zu unterschätzen und sollte mindestens (!) 2 MONATE IM VORAUS starten, lieber noch früher!

Und: Dokumentiert, was ihr tut! Egal ob Sitzungen, Arbeitstreffen, Kostenkalkulation, Antrag oder einfach nur Notizen: Schreibt alles auf die Website. Legt beim Bereich Party einen Ordner an für eure Party und dokumentiert dort drin was das Zeug hält.
Beim Verwenden der Website können euch die Referatsleitung und die StuRa-Basics-Videos helfen. Inhalte auf der Website sollten sehr eindeutig benannt werden, damit auch die Such-Funktion nutzbar ist.

Stand: August 2023

Ich kann nicht für Vollständigkeit garantieren. Bitte aktualisiert dieses How to fortlaufend, um euren Nachfolgenden die Arbeit zu erleichtern!

1. Termin festlegen

Das Datum für die Veranstaltung sollte FRÜHESTENS 2 MONATE in der Zukunft liegen.

Bei Terminfindung zu beachten:

• wenig Konkurrenz
• andere Dresdner Veranstaltungen z.B. nicht am Donnerstag wegen Gisela
• keine anderen Veranstaltungen des StuRa (Termine auf der Website checken!)
• möglichst keine anderen großen Veranstaltungen der Hochschule (Termine im Veranstaltungskalender?)
• möglichst in Vorlesungszeit, nicht kurz vor oder in der Prüfungszeit oder vorlesungsfreien Zeit
• Verfügbarkeit der Clubs

Sobald der Termin steht, erstellt unbedingt einen Termin auf der Website im Ordner der Veranstaltung!

2. Location/Club finden

Erfahrungen mit Dresdner Clubs

Wichtig bei Clubauswahl:

• Kapazität, je nach Veranstaltung
• Anzahl Floors
• Lage (möglichst zentral/gut erreichbar, vor allem nachts für Heimweg)

Mit den Clubs wird in der Regel ein Vertrag geschlossen, in dem alle Details für die Vermietung geregelt sind.
Da ist vor allem zu achten auf:

• GEMA: Sollte nach Möglichkeit durch den Club bezahlt werden. Ist für uns immer größerer Aufwand. Wenn das gar nicht geht, mit dem Referat Finanzen reden!
• Getränkespecials: Studi-Preise! möglichst immer auch was alkoholfreies (Limos)
• Mindestbarumsatz: Sollte realistisch sein!
• Security, Bar- und Gaderobenpersonal: Sollen durch Club gestellt werden.
• Getränkemarken für DJs

Der Vertrag wird nicht von der Referatsleitung, sondern vom Vorstand unterschrieben, und erst, wenn die Veranstaltung vom StuRa (siehe Antrag stellen) genehmigt ist!
Weist den Club am besten darauf hin, dass die Unterzeichnung etwas dauern kann!
Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, sollte er dem Club zugeschickt werden.

3. Programm

DJs

Erfahrungen mit DJs

Die Anzahl der DJs sollte je nach Anzahl der Floors ausgesucht werden. Auch auf etwas Diversität bei der Musik sollte geachtet, damit für jede:n was dabei ist. Beachtet auch, dass es gerade bei elektronischen Musikrichtungen etwas härter zugehen kann und die DJs deshalb mitunter nicht einen ganzen Abend mit der Dauerbeschallung zurechtkommen.
DJs sollten uns möglichst wenig kosten, weshalb es auch sinnvoll ist Studis von der Hochschule zu nehmen. Da hat man auch gleich mehr Identifikation hergestellt.

Eigentlich sollte mit den DJs jeweils eine Vereinbarung getroffen und schriftlich festgehalten werden (Vertrag). Dafür gibt es bisher keine Vorlagen. Sprecht dazu unbedingt mal mit dem Referat Finanzen!

Einige Clubs haben nur begrenzt viel DJ-Equipment. Es sollte entsprechend zusätzlich welches geliehen werden, sofern DJs das nicht selbst mitbringen können.

StuRa Welcome Shots

Die Welcome Shots werden for free raus gegeben für das erste Drittel der geplanten Gäste. Das ist auch gut für die Bewerbung.

Aktuell werden Reagenzgläser als Shotgläser genutzt (ca. 300 Stück), inkl. Reagenzglashaltern (2 Stück, einer zum Befüllen, einer zur Rückgabe dreckiger Gläser). Dabei muss aber sehr gut aufgepasst werden, dass beim Ausschank die Gläser intakt sind und sich nicht evtl. noch Glasscherben im Glas befinden!
Die Leute sollen die Shots direkt austrinken und die Gläser da lassen, nicht mit in den Club nehmen. Verletzungsgefahr!
Die Gläser sind nach der Party ordentlich zu spülen, am besten in der Spülmaschine im StuRa.

Plastik-Shotbecher sollen nicht verwendet werden, weil wegen Umwelt und so.

Es sollte immer auch eine alkoholfreie Variante mit angeboten werden.

Rezept (alkoholisch): Pfirsichlikör, Vodka, O-Saft

Rezept (alkoholfrei): einfach 1 Flasche fertige Limo/Saft

Zum Ausgießen können Bar/Schnaps-Ausgießer verwendet werden, die in der A005 lagern.

Fotograf:in

Bisher hat uns immer @fotoflofotografie begleitet. Fotograf:innen sind cool, sollten uns aber möglichst kein Geld kosten. Vielleicht findet sich ein:e Hobby-Fotograf:in unter den Studis, die Bock drauf hat.
Fotos sind für das Referat Öffentlichkeitsarbeit toll, um z.B. zukünftige Veranstaltungen zu bewerben.

Finde Stu

Bisher kam die "Finde Stu"-Aktion immer gut an. Dafür wurde ein Bild von Stu, unserem Maskottchen, im Club versteckt. Wer das Bild gefunden und zu einer bestimmten Person gebracht hat, hat ein Freigetränk erhalten.

Die Aktion sollte entsprechend auch beworben werden, am besten direkt im Rahmen der Bewerbung der Party, und natürlich auch vor Ort noch mal als Aufsteller.

… und vieles mehr!

Seid kreativ!

Ideen:

• Mottoparty
• Deko
• Spiele wie Speed (Beer) Pong, Bierdeckel stapeln, …
• Stände
• …

Alles ist natürlich vorab mit den Club-Betreiber:innen abzusprechen sowie mit dem StuRa (siehe Antrag stellen / Konzept)!
Es sollte auch immer Alternativen ohne Alkohol geben, um alle Menschen zu inkludieren.

4. evtl. Kooperationen/Sponsoring

Immer gut, um breiter zu werben, die Veranstaltung noch attraktiver zu machen und natürlich Geld zu sparen. Wenn das in Betracht gezogen wird, muss UNBEDINGT FRÜHZEITIG geplant werden!
Ebenso ist das vom StuRa (siehe Antrag stellen / Konzept) zu genehmigen!

Im Falle von Sponsoring sollte sich auch unbedingt mit dem Referat Finanzen besprochen werden, siehe auch Allgemeines zu Spenden und Sponsoring.

faranto

Bisher hatten wir einige Partys zusammen mit faranto organisiert. Die kann man immer mit ins Boot holen, sollte aber entsprechend sehr frühzeitig erfolgen.
Dabei werden gleich die Internationals mit abgeholt und man kann faranto als Personal mit einspannen.

@feierstarter.dresden (Cornelius) / Jägermeister

In der Vergangenheit gab es ein Glücksrad, mit dem Shots und Klebetattoos verteilt wurden, sowie ein Gewinnspiel mit Shuttle-Service zum Club.

5. Finanzen

Veranstaltungen vom StuRa sollten grundsätzlich mindestens kostendeckend sein, im Idealfall auch Plus abwerfen, das für anderes verwendet werden kann oder den zukünftigen Semesterbeitrag senkt.

Im Haushaltsplan gibt es beim Referat Kultur verschiedene Posten, die dafür verwendet werden können. Im Zweifel kennt sich die Referatsleitung damit aus. Achtung: Bei einigen Veranstaltungen gibt es eine Häufigkeit >1, sprich ihr müsst das Budget entsprechend aufteilen!
Notfalls kann der Haushalt auch umgewidmet werden, also Geld von einer Position zu einer anderen verschoben. Das kann nur durch das Referatskollegium oder Plenum erfolgen und sollte vorher mit der Haushaltsplanverantwortlichen besprochen werden.

Kostenkalkulation erstellen

Vorlage Kostenkalkulation

Alle Ausgaben auflisten:

• Club-Miete + weitere Positionen laut Club-Mietvertrag
• Securitys
• DJs
• evtl. DJ-Equipment
• Einkauf für Shots
• Plakate
• Bändchen
• "Vorverkaufsgebühren", also Kosten für PayPal bei Online-VVK

Achtung: Oft werden Preise als Netto benannt, da ist 19 % MWSt drauf zu rechnen!

Bei Posten, die bestellt werden müssen, sollten auch eventuelle Lieferkosten mit berücksichtigt werden.

Alle Einnahmen auflisten:

• Preise + Schätzung Anzahl Offline-, Online- und Abendkasse-Tickets

Die Preise sollten so gewählt werden, dass sie die Ausgaben gut decken. Haltet die Preise aber bitte trotzdem so moderat wie möglich, um die Party auch Studis mit geringerem Budget zugänglich zu machen, denn die haben es auch verdient ein wenig Spaß zu haben und sich mit ihren Kommiliton:innen zu vernetzen.

Für den Online-Vorverkauf müssen die Gebühren für PayPal mit eingerechnet werden. Die richten sich nach dem Ticketpreis, siehe How to PayPal.

Die Kostenkalkulation ist abschließend, sollte also wirklich vollständig sein! Im Nachgang können nicht noch weitere Positionen aufgenommen oder nachbeschlossen werden (siehe Antrag stellen)

6. Antrag stellen

Die Durchführung jeder Veranstaltung sollte vom StuRa "genehmigt" werden. Dafür ist ein Antrag zu stellen. Insbesondere, wenn Geld benötigt wird, muss ein Beschluss gefasst werden.

Über Beträge in Höhe von bis zu 250 € darf die Referatsleitung selbst entscheiden. Über höhere Summen muss - je nach Beschlusshöhe - das Referatskollegium (bis 2500 €) oder das Plenum entscheiden.

Der Antrag sollte SPÄTESTENS 1 MONAT VOR DER VERANSTALTUNG behandelt werden, nicht gestellt! Die Antragsfristen und Sitzungstermine (insbesondere fürs Plenum) sind entsprechend zu beachten. Achtung: In der Prüfungszeit finden keine Sitzungen statt!
Weiterhin solltet ihr beachten, dass es passieren kann, dass der Antrag auf eine kommende Sitzung vertragt wird, Nacharbeit gefordert oder Änderungsanträge gestellt werden. Ebenso kann es passieren, dass ein Komitee mal nicht beschlussfähig ist, weil zu wenig Stimmberechtigte anwesend sind.
Reicht den Antrag also lieber noch eine oder zwei Sitzungen früher ein!

In der Sitzung, in der der Antrag behandelt und darüber entschieden wird, sollte die Headorga sowie die Referatsleitung anwesend sein, um Fragen beantworten zu können.

Im Antragstext muss die Begrifflichkeit "Durchführung", die Bezeichnung der Veranstaltung, das Datum und die Höhe der Ausgaben (und damit Kosten für den StuRa), die im Worst Case entstehen, enthalten sein.
Worst Case heißt: Es kommen keine Leute, der Mindestbarumsatz wird nicht erreicht, der Club, das Personal, die DJs und alles drum und dran müssen aber trotzdem bezahlt werden.
Dabei sollte die Summe auch etwas Puffer enthalten für den Notfall, also lieber aufrunden.

Der Antrag sollte stichhaltig und gut begründet sein. In die Begründung gehören alle Daten zur Veranstaltung sowie ein Konzept. Das Konzept sollte auch beinhalten wer die Zielgruppe ist und wie diese angesprochen wird.
Versucht so viele mögliche aufkommende Fragen in der Begründung vorwegzunehmen, wie es euch möglich ist. Das erleichtert allen die Arbeit und hilft dabei Sitzungen nicht unnötig in die Länge zu ziehen.
Wenn euch nach Stellen des Antrages noch Informationen zukommen, dann reicht diese nach.

Als Haushaltsposten sind Posten vom Referat Kultur zu wählen.
Die Ausnahmen sind Plakate und andere Werbemittel, die über den Posten Werbemittel beim Referat Öffentlichkeitsarbeit zu führen sind, sowie die PayPal-Gebühren, die über den Posten Nebenkosten Zahlungsverkehr beim Referat Finanzen zu führen sind!
Wenn euch unklar ist, welcher Haushaltsposten am geeignetsten ist, lasst euch von der Referatsleitung oder vom Referat Finanzen bzw. der Haushaltsplanverantwortlichen beraten.

In Vorschlag zum weiteren Verfahren sollten die weiteren großen Schritte aufgelistet werden. Dort sollte auch stehen, dass Bargeldkassen inkl. Wechselgeld vom Referat Finanzen benötigt werden und wofür.

Weiterhin sollte eine Verantwortlichkeit für die Nachbereitung (siehe Nachbereitung) festgelegt werden, welche die Headorga ist bzw. notfalls die Referatsleitung.

Als Anlage des Antrages muss die Kostenkalkulation sowie der Vertrag mit dem Club beigefügt werden.

Beispiel Antrag

Vorlage Antrag

Der Antrag, insbesondere die Kostenkalkulation, müssen vorab mit dem Referat Finanzen besprochen werden, was MINDESTENS 1 WOCHE VOR BEHANDLUNG passieren sollte. Zur Sitzung sollte eine Stellungnahme, mindestens ein Okay vom Referat Finanzen vorliegen.

7. Einkauf/Beschaffung

Wenn der Antrag beschlossen und damit die finanziellen Mittel (und das Konzept) genehmigt wurden, sollten zeitnah alle notwendigen Bestellungen ausgelöst werden. Dafür wendet ihr euch an das Referat Finanzen/den Bereich Mittelverwendung, die die Bestellungen auslösen.
In Absprache mit dem Referat Finanzen/Bereich Mittelverwendung können Einkäufe auch eigenständig getätigt werden, wie etwa Plakate oder Zutaten für die Welcome Shots. Dabei müsst ihr unbedingt die Rechnung aufheben, um euch das Geld später vom Referat Finanzen rückerstatten zu lassen. Die Rechnung solltet ihr auch gleich kopieren, da die Kopie auch für die Veranstaltungsabrechnung (siehe Nachbereitung) benötigt wird. Das funktioniert per Antrag auf Abruf von Finanzen. Das Referat Finanzen, an die der Antrag geschickt wird, kann euch dazu beraten. Tipp: Lieber bar bezahlen. Für EC-Karten-Zahlung muss sonst noch ein Kontoauszug beigefügt werden.

8. Bewerbung

SPÄTESTENS 1 MONAT VOR DER VERANSTALTUNG sollte das Referat Öffentlichkeitsarbeit über die Veranstaltung informiert werden, damit die Bewerbung entsprechend eingeplant werden kann, z.B. auch im Newsletter. Durch ÖA werden dann entsprechend ein Post für die Sozialen Medien (auch WhatsApp), Slides für den Monitor im Z-Gebäude, etc. zur Bewerbung gemacht. Sprecht euch einfach mit ihnen ab und bringt auch gern eigene Ideen ein.

Damit das Referat ÖA auch sinnvoll in die Bewerbung gehen kann, sollte möglichst viel Content zugearbeitet werden, idealerweise gleich ein Entwurf für einen Posting-Text, z.B. so wie hier bei der SEP SoSe 23.

Mitunter bewerben die Clubs auch selbst noch mal die Veranstaltung, manchmal aber auch nur auf Anfrage.

Und auch weitere lokale WhatsApp-Gruppen, wie die HTW-Ersti-Party-Gruppe, können genutzt werden.

Fokus sollte bei der Bewerbung aber primär immer auf den Studis der HTW Dresden liegen. Für die machen wir die Partys ja. Klar können die auch Freunde mitbringen.
Sollte eine Veranstaltung sich im Vorverkauf sehr schlecht machen und die Party drohen zu floppen, kann die Veranstaltung auch noch breiter, z.B. bei den Studis der TU Dresden beworben werden.

Plakate

Plakate können selbst erstellt werden (z.B. mit canva), müssen aber unbedingt vom Referat Öffentlichkeitsarbeit abgenickt werden. Ansonsten kann auch das Referat ÖA lieb gefragt werden, ob sie ein Plakat gestalten.

Für die Semestereröffnungs- und -absch(l)usspartys gibt es eine Vorlage für Adobe Illustrator, bei der nur die Daten und Farben angepasst werden müssen (sowie das neue Logo).

Es sollten mindestens 3 Plakate gedruckt werden: eins für den Campus Pillnitz und zwei für den Hauptcampus, die in den Schaukästen des StuRa ausgehängt werden.
Die Plakate können dann auch für die Stände zum Ticket-Vorverkauf verwendet werden, damit sichtbar ist, wofür der Stand da ist.

Wer die Plakate drucken lässt und aufhängt, ist mit dem Referat ÖA zu klären.

Aktionen

Um besonders auf Partys aufmerksam zu machen, können auch Aktionen geplant werden, z.B. in Kostümen, wie Maskottchen Stu, und mit Musik durch die Hochschule ziehen und Goodies verteilen o.ä.

9. Tickets und Vorverkauf

Tickets sind in drei Stufen erhältlich:

• Vorverkauf offline: günstigste Option
• Vorverkauf online: über unsere pretix-Instanz, etwas teurer, da hier auch die Gebühren für PayPal mit abgedeckt werden müssen
• Abendkasse: am teuersten, da hier auch Laufkundschaft kommt

Für den Vorverkauf sind entsprechend Termine festzulegen, die ca. 2 WOCHEN VOR DER VERANSTALTUNG liegen.

Vorverkauf offline

Der Vorverkauf soll am Hauptcampus und mindestens zu einem Zeitpunkt auch am Campus Pillnitz erfolgen. Als Standorte werden am Hauptcampus das Foyer im Z-Gebäude sowie das Foyer der Mensa Matrix genutzt, am Campus Pillnitz das P1-Gebäude. Dort lassen sich am besten Studis "abfangen" und für die Party begeistern.
Für die Uhrzeiten sind die Pausenzeiten, vor allem die Mittagspause, zu nutzen.

Für die jeweiligen Stände muss SPÄTESTENS 3 WOCHEN VOR VORVERKAUF ein Raumantrag durch das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation bei der Hochschule gestellt werden. Bei der Mensa Matrix ist ebenfalls über das Referat verwaltung@ eine Anfrage zu stellen.

Es braucht pro Stand jeweils eine Bargeldkasse mit Wechselgeld (Stückelung je nach Ticketpreis, auch um große Scheine wechseln zu können). Die Kassen sind MINDESTENS 1 WOCHE VOR VORVERKAUF beim Referat Finanzen anzufragen.
Wichtig: Wer eine Bargeldkasse mit Wechselgeld entgegennimmt, muss vorher eine Unterschriftenprobe geleistet haben.

Pro Schicht und Stand braucht es natürlich auch Menschen, die den Stand betreuen. Dafür sollte mindestens 1, besser 2 Personen pro Stand und Schicht eingeteilt werden. Wenn das nicht durch das Referat Kultur abgedeckt werden kann, sollte RECHTZEITIG im Rest des StuRa nach Freiwilligen gesucht werden, z.B. per Mail.

Es sollte jeweils eins der Plakate am Stand aufgestellt werden, damit klar ist, warum es den Stand gibt.

Als Tickets können Papier-Bändchen dienen, auf die das StuRa-Logo gestempelt wird.

Zur Zählung der verkauften Tickets und des Kassenbestandes ist diese Vorlage zu verwenden.

Nach dem Vorverkauf ist ein Termin mit dem Referat Finanzen auszumachen, zu dem die Kassen zurück gegeben werden.

In den Zeiten, in denen die Kasse nicht genutzt wird, kann sie im Tresor in der A007 verwahrt werden, für die die Referatsleitung einen Schlüssel hat.

Vorverkauf online

Der Online-Vorverkauf wird über unsere Ticket-Plattform pretix abgewickelt. Die Referatsleitung weiß wie das funktioniert.

Der Vorverkauf ist, bevor er online geschalten wird, vom Referat verwaltung@ bzw. vom Bereich Administration Rechentechnik abzunicken.
Die Gestaltung der Vorverkaufs-Website ist vom Referat Öffentlichkeitsarbeit abzunicken.
Das Referat Finanzen sollte mindesten darüber informiert werden, dass der Vorverkauf startet, da sie die eingehenden Zahlungen entgegennehmen und entsprechend verbuchen müssen.

Als Tickets erhalten die Käufer:innen einen QR-Code, den sie beim Einlass vorzeigen müssen.

Die Menschen, die den Einlass machen, brauchen die App "pretix" und sollten sie vorab freischalten. Den Zugang erhalten sie von der Referatsleitung.

Abendkasse

Für die Abendkasse braucht es eine Bargeldkasse mit Wechselgeld (Stückelung je nach Ticketpreis, auch um große Scheine wechseln zu können). Die Kasse ist MINDESTENS 1 WOCHE VOR DER VERANSTALTUNG beim Referat Finanzen anzufragen.
Wichtig: Wer eine Bargeldkasse mit Wechselgeld entgegennimmt, muss vorher eine Unterschriftenprobe geleistet haben.

Den Abendkasse sollte durchgängig von jeweils 2 Personen betreut werden. Es ist sinnvoll den Abend in 1-Stunden-Schichten einzuteilen. Die Abendkasse kann um 2 Uhr schließen.
Wenn das nicht durch das Referat Kultur abgedeckt werden kann, sollte rechtzeitig im Rest des StuRa nach Freiwilligen gesucht werden, z.B. per Mail.

Als Tickets können Papier-Bändchen dienen, auf die das StuRa-Logo gestempelt wird.

Nach der Veranstaltung ist ein Termin mit dem Referat Finanzen auszumachen, zu dem die Kassen zurück gegeben werden.

In den Zeiten, in denen die Kasse nicht genutzt wird, kann sie im Tresor in der A007 verwahrt werden, für die die Referatsleitung einen Schlüssel hat.

Gästeliste

Am besten einfach nicht machen. Das macht es vor Ort unnötig kompliziert und raubt zu viel Zeit beim Einlass.
Gästeliste sollte es nur für die DJs geben, die aber ohnehin vor Einlassbeginn vor Ort sein sollen. Die DJs können auch Freund:innen mitbringen, die sich dann entsprechend an der Abendkasse melden sollen.

Wenn jemand vor free rein soll, dann am besten vorher ein Ticket geben. Dafür eignen sich Papier-Bändchen.

10. Durchführung

Spätestens 1 STUNDE VOR EINLASS sollte die Vorbereitung vor Ort starten.

Checkliste, was aus dem StuRa vor Ort gebraucht wird:

• Bändchen bzw. Tickets oder Stempel (für Wiedereinlass)
• Welcome Shots + Gläser + Ausgießer
• Wechselgeldkasse
• Müllbeutel + Karton o.ä. (für schmutzige Gläser)
• Schreibzeug für den Notfall, z.B. für Schilder für Schlangen Vorverkauf und Abendkasse
• evtl. Deko

Checkliste, was vor Ort stehen muss:

• Stand für Welcome-Shots
• Abtrennung beim Einlass für Vorverkauf und Abendkasse
• Stand für Abendkasse
• Handy(s) mit App am VVK-Einlass zum Scannen der QR-Codes
• DJs + Equipment (spätestens halbe Stunde vor Einlass Soundcheck!)
• Getränkemarken vom Club an DJs verteilen
• falls nicht vorhanden, Beschilderung für Schlangen Vorverkauf und Abendkasse und Garderobe

Die Bargeldkasse für die Abendkasse ist nach der Veranstaltung sicher zu verwahren!

Personal

Üblicherweise werden Securitys, Barpersonal und Garderobenpersonal vom Club gestellt.
Für den Einlass (Ticketkontrolle), die Abendkasse und zum Verteilen der Welcome Shots braucht es Freiwillige vom StuRa.
Für jeden Posten sollten jeweils zwei Menschen da sein. Es ist sinnvoll den Abend in 1-Stunden-Schichten einzuteilen.

Wenn das nicht durch das Referat Kultur abgedeckt werden kann, sollte RECHTZEITIG im Rest des StuRa nach Freiwilligen gesucht werden, z.B. per Mail.

Alle Helfer:innen erhalten kostenlosen Eintritt.

11. Nachbereitung

Checkliste zur Nachbereitung der Party:

• Aufräumen/Abbauen
• Bargeldkasse abgeben beim Referat Finanzen (Termin vereinbaren!) und gemeinsam zählen
• Reagenzgläser spülen und einlagern
• Plakate abnehmen
• Rechnungen begleichen (lassen)
• alle Rechnungen - vom Club, von DJs etc. - sind an das Referat Finanzen zu adressieren
• bevor die Rechnungen bezahlt werden müssen, bedarf es pro Zahlung einer Unterschrift von der Referatsleitung! Als regelmäßig Unterschriftenmappe checken, damit niemand auf sein Geld warten muss!
• Behaltet auch einen Überblick, welche Rechnungen schon eingegangen sind und welche eventuell noch fehlen und fordert diese ein
• Veranstaltungsabrechnung machen zusammen mit Referat Finanzen
• dafür gibt es ein How to Veranstaltungsabrechnung beim Referat Finanzen
• für die Veranstaltungsabrechnung werden alle (!) Rechnungen und Belege (von den DJs, Club, vorgestreckten Einkäufen etc.) benötigt
• auch die Kassenzählungen der Bargeldkassen müssen berücksichtigt werden
• Auswertung der Veranstaltung inkl. Learnings/Beginn Planung für folgende Veranstaltungen, sinnvoll dokumentieren!
• Ablage am besten im Ordner für die Folgeveranstaltung oder Verlinkung
• Erfahrungen mit DJs aktualisieren
• Erfahrungen mit Dresdner Clubs aktualisieren

Das Ganze sollte innerhalb von 4 Wochen nach der Veranstaltung passiert sein!

Herzlichen Glückwunsch, ihr habt erfolgreich eine Party vom StuRa organisiert!