How to Fakultätsfest organisieren

Dieses How to soll euch als ein Handbuch für die Organisation von großen Veranstaltungen eurer Fakultät dienen, bei der der StuRa unterstützend mitwirkt.
Bevor ihr mit der Organisation anfangt, lest es euch einmal in Ruhe durch. Anschließend könnt ihr euch für die Orga an den einzelnen Punkten entlang hangeln.

Ganz ganz wichtig: Fangt bitte rechtzeitig an! Die Orga jeglicher Veranstaltungen ist nicht zu unterschätzen. Vor allem solltet ihr nicht vergessen, dass viele andere Stellen mit involviert sein müssen. Startet also mindestens (!) 3 MONATE IM VORAUS, lieber noch früher!

Und: Dokumentiert, was ihr tut! Egal ob Sitzungen, Arbeitstreffen, Kostenkalkulationen, Anträge oder einfach nur Notizen: Schreibt alles auf, am besten hier auf die Website vom StuRa, vor allem aber so, dass es für nachfolgende Veranstaltungen dieser Art wieder auffindbar ist! Pentapads und ähnliches sind nicht dauerhaft! Speichert das also wirklich hart irgendwo ab.
Lasst euch im Zweifel vom Referat Kultur oder von der Beauftragung Nachhaltigkeit beraten.
Idealerweise legt ihr einen eigenen Ordner für die Veranstaltung beim Bereich Party vom Referat Kultur ab und dokumentiert dort drin was das Zeug hält.
Beim Verwenden der Website können euch die StuRa-Basics-Videos helfen. Inhalte auf der Website sollten sehr eindeutig benannt werden, damit auch die Such-Funktion nutzbar ist.

Stand: August 2023

Ich kann nicht für Vollständigkeit garantieren. Bitte aktualisiert dieses How to fortlaufend, um allen Nachfolgenden die Arbeit zu erleichtern!

1. Orga-Team suchen

Fakultätsfeste wurden in der Vergangenheit sowohl von einzelnen Studierenden der Fakultät als auch von Mitarbeitenden oder Lehrenden organisiert. Sucht euch euer Kern-Orga-Team zusammen, fragt in den Jahrgängen der Studiengänge rum, wer darauf Bock hat, und geht auf Lehrende und Mitarbeitende zu, vielleicht auch direkt auf das Dekanat bzw. den/die Dekan:in oder eure Studiendekan:innen. Neben dem Orga-Team benötigt es mindestens bei der Durchführung auch weitere helfende Hände. Je mehr Leute z.B. bei Bardiensten anpacken, desto mehr Zeit hat jede:r einzelne, um die Veranstaltung auch selbst genießen zu können.

Der StuRa, vor allem das Referat Kultur, hilft euch bei der Organisation sehr gern, und hat aus den vergangenen Semestern auch schon einiges an Erfahrungen.

Disclaimer: Veranstaltungen wie Fakultätsfeste zu organisieren, ist nicht Aufgabe der Fakultätsarbeitskreise des StuRa, auch wenn euch vielleicht jemand aus der Fakultät etwas anderes aufschwatzen möchte.
Bitte trennt die Organisation solcher Veranstaltungen klar von den inhaltlichen Aufgaben, die euer Fakultätsarbeitskreis erfüllen soll. Wenn ihr selbst im FAK aktiv seid, macht die Trennung bitte um so klarer, der Fakultät gegenüber, aber auch euch selbst. Die Organisation einer Fakultätsveranstaltung sollte unabhängig davon sein, in welchen Gremien ihr euch sonst engagiert.
Insbesondere für zukünftige Generationen soll so keine Erwartungshaltung dahingehend gegenüber den FAKs entstehen. Die Fakultätsarbeitskreise sind und bleiben vorrangig für die inhaltlichen Belange der Fakultät zuständig, wozu die Studiengangsentwicklung, die Abgabe von Stellungnahmen und Co. gehören.

2. Daten festlegen

Heißt:

• Was ist das für eine Veranstaltung? Typisches Grillfest, oder was ganz anderes?
• Zielgruppe sind vorrangig die Studierenden, aber auch alle Angestellten an der Fakultät. Welchen Mehrwert bietet ihnen die Veranstaltung? Wie werden sie am besten angesprochen?
• An welchem Tag soll die Veranstaltung stattfinden? Zu welcher Uhrzeit?

Der Termin für die Veranstaltung sollte FRÜHESTENS 3 MONATE in der Zukunft liegen.

Bei der Terminfindung solltet ihr beachten:

• wenig Konkurrenz
• keine anderen Veranstaltungen des StuRa (Termine auf der Website checken!)
• keine anderen Veranstaltungen der Fakultät (Gibt es die Termine online? Sonst nachfragen!)
• möglichst keine anderen großen Veranstaltungen der Hochschule (Termine im Veranstaltungskalender?)
• möglichst wenig parallel laufende Lehrveranstaltungen (Stundenplan aller Studien- und Jahrgänge checken!)
• möglichst in Vorlesungszeit, nicht kurz vor oder in der Prüfungszeit oder vorlesungsfreien Zeit
• Verfügbarkeit des Ortes

Sobald der Termin steht, erstellt unbedingt einen Termin auf der Website vom StuRa im Ordner der Veranstaltung, damit sich wiederum keine anderen Terminkonflikte beim StuRa ergeben! Ebenso solltet ihr den Termin dann gegenüber der Fakultät bekannt geben.

3. Ort finden

In der Vergangenheit haben sich wohl am meisten der Bibliotheksvorplatz, der Rosengarten oder der Präsentations- und Ausstellungsbereich (PAB) angeboten. Auch der Parkplatz und die Fläche hinter dem A-Gebäude könnten genutzt werden oder andere Orte, die vielleicht auch mehr räumliche Nähe zu eurer Fakultät haben.

Womöglich sollte auch auf Barrierefreiheit geachtet werden.
Mindestens für die Fakultät LaUCh sollte zwischen Hauptcampus und Campus Pillnitz abgewogen werden.

Bedenkt auch, dass es eine

Die Räumlichkeiten der Hochschule müssen beim Dezernat Technik beantragt und von diesem genehmigt werden. Das muss in jedem Falle MINDESTENS 2 MONATE IM VORAUS passieren.
Im selben Zuge können auch Raumausstattungen gebucht werden, wie Beamer, Posterwände, Bestuhlung etc.

Die Räumlichkeiten an der Hochschule - und auch die Ausstattung - kosten für gewöhnlich nichts, wenn es sich um studentische Veranstaltungen handelt.

Weitere Ausstattung, wie Biertischgarnituren, Glühweinkocher, Festzelte etc., können kostenlos beim Bereich Service vom Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation geliehen werden. Das solltet ihr MINDESTENS 1 MONAT IM VORAUS anfragen.

4. Programm

Tja, seid kreativ!

Macht euch einen möglichst genauen Plan was ihr vorhabt und schreibt ein Konzept auf! Bedenkt eure Zielgruppe und womit ihr sie am besten ansprechen könnt.

Bedenkt bitte, dass es sich nicht um reine Sauf-Veranstaltungen handeln sollte! Liegt der Fokus auf Getränkekonsum, so sollte es auch immer Alternativen ohne Alkohol geben, um alle Menschen zu inkludieren.

Ihr könnt euch auch von den vergangenen Fakultätsfesten inspirieren lassen.

Ideen:

• Vorträge o.ä. von Lehrenden oder anderen (siehe Kooperation/Sponsoring)
• Quiz/Kneipenquiz
• Spiele wie Riesen-Beer-Pong, Jenga, … (können vom StuRa/Bereich Service geliehen werden)
• Stände von verschiedenen Bereichen/Organisationen der Hochschule, StuRa, anderen (siehe Kooperation/Sponsoring)
• Vorstellung von Gremien der Fakultät (um Mitwirkung anzuregen)

Macht euch entsprechend auch Gedanken, was ihr für die Programmpunkte braucht, z.B. Technik.

5. Verpflegung

Schankwagen, Grills (können vom StuRa/Bereich Service geliehen werden)