1. Arbeitstreffen Beerpongturnier Sommersemester 2024

• Tina

• Otto

• Steph

• Philip

• Christoph (online)

• Gutz (Shari nachfragen) --> Philip

• Für Referatssitzung: Alternative Orte?

• Bargeld Pfand (Antrag)

• Megaphon

• Spielregeln (Ausdruck maybe in Druckerei)

• QrCode Spielplan (Ausdruck hier)

• Beamer 

• HDMI

• Beamer tisch

• Preise (Antrag)

• Tischnummer Beschriftung(Ausdruck) + Klebeband

•     ACHTUNG KEIN PLASTIK WEIL SONST UMWELT BEAUTRAGTER MUCKT 

• https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/beerpong-turnier/2023-wise/kostenkalkulation-bierpong-turnier-wintersemester-2023-2024/view (Preise vom letzten mal.)

• Umfrage erstellen für Anmeldung --> Otto

• E-Mail Bestätigung Teilnahme -->Otto

• E-Mail Nachrutscher --> Otto

• Gutz anfragen --> Philip (nächste Woche nach der Sitzung)

• Antrag Finanzen/Präsidium -->Chris

• https://www.stura.htw-dresden.de/stura/plenum/sitzungen/2023-2024/5/antraege/04 (Antrag WiSe 2023)

• Kostenkalkulation -->Chris

• https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/beerpong-turnier/2023-wise/kostenkalkulation-bierpong-turnier-wintersemester-2023-2024/view (Preise vom letzten mal.)

• Anfrage Verwaltung Equipment --> Steph

• Ausdruck Spielregeln (je nach Absprache) -->Kultursitzung fragen

• Erstellung Spielplan --> Shari fragen --> Tina

• ÖA Werbung (Post, Linktree, Newsletter?) -->Tina

• Text  -->Philip

• Punkte in Kultursitzung Pad schreiben --> Tina

• Montag bei Bierchen zusammensetzen

• Alternative Orte?

• Besorgung von Magnetrahmen für Spielregeln + evtl zukünftige Veranstaltungen (Z.B. SEP/SAF-Plakat)

Nachschlagelektüre

ITOP 1 Auswertung Bierpongturnier

• viele haben die Veranstalltung gelobt

• 36 Anmeldungen insgesammt 

• da wir nur mit 24 Teams spielen wollten, haben wir die restlichen Teams informiert, dass sie gerne trotzdem vorbei kommen können und dann nachrutschen, wenn ein Platz frei geworden ist 

• 7 Teams haben das wahrgenommen

• Bis wann ging es ca. 1 Uhr

• gestartet sich wir 20:30 Uhr 

• so spät da wir mit dem Gutz darüber diskutieren müssten, wo jetzt noch die Doppelbuchung (ESN) im Raum Platz findet (möchte darauf hinweisen das da im gutz interne konflikte entstanden)

• 1,50 € das Fassbier ist einfach unschlagbar!!

• wir haben auf 4 Tischen gespielt und ein weiterer war zur freien Verfügung

• viele im Kostüm

• Bestes Kostüm/Name nach der Gruppenphase ausgewertet +1

• weitere freie Tische zum bespielen

• Mail an die Teams mit das sie pünktlich da sein sollen und sich anmelden sollen bei der Ankunft und Bargeld mitbringen müssen

• Mail an Nachrücker --> 5 Teams sind nachgerückt

• Sehr gute Stimmung unter den Teams (kein Streit und faires gewinnen/verlieren) +++1

• man hat schnell Getränke bekommen zu sehr fairen Preisen! 

• Zeitbegrenzungen waren gut. Ausreichend Zeit, meistens hat es gelangt das ein Team komplett fertig ist und Spiele haben sich nicht ewig langegzogen. Motivation schnell zu spielen war da

• Einheitliche Regel wurden akzeptiert, habe nicht mitbekommen das irgendwer lang diskutiert hat

• Spielbaum (mit QR-Code) hat gut geklappt, habe von keinen großen Verzögerungen mitbekommen

• Gutzkow hatte eine Doppelbuchung... dadurch sehr voll... 

• nächster Schnitzer... vielleicht mal nach einer anderen Location umgucken?

• +1, die sind zwar immer super nett und haben genügend Personal da, aber bis jetzt hat es 2 mal nicht richtig geklappt und es gab unnötigen Zeitverschub 

• +1 bitte eine andere Location das nächste mal. Irgendwo wo man auch deutlich eher rein kommt und vorbereiten kann, sodass man mit dem eigentlich Turnier auch zeitig anfangen kann

• +1 da viel Andrang besteht, kann man auch überlegen, etwas mehr Geld zu investieren und eine größere location mieten (zB Tusculum) 

• Die Absprache mit dem Gutzkow war allgemein nicht optimal. Vielleicht Tag davor nochmal hin und alles absprechen oder eine konkrete Ansprechperson haben, die dann auch da ist und alles weis im besten Fall alles vorbereitet hat (Tische weggeräumt, Becher abgezählt, Gieskannen hergeräumt, ...)

• innerhalb der crew unstimmigkeiten und misskomunikation, schwierige personas im umgang allgemein

• Megaphon hat man nicht über den ganzen Raum gehört -> Mikrofon vom Gutz aber schon :) 

• durch Doppelbuchung auch viele internationale die das Event nicht interessiert hat und auf Ruhe ebenfalls nicht reagiert haben 

• Becher wurden geklaut... 

• zum Glück hat uns das Gutz den Becherpfand doch wieder gegeben! Das war aber nur großes Glück, da wir uns mit dem Barkeeper gut verstanden haben.

• dafür Bonus ans Gutz (vielleicht alle guten Dinge sind 3?😂) 

• Garderobe durch Tische zugebaut

• Standen schon sehr viele rum wie bestellt und nicht abgeholt während wir noch aufgebaut haben 

• lag daran, dass wir die Anmeldung noch nicht fertig aufgebaut haben (Danke Gutzkow), da eigentlich in Mail klar formuliert, das sich bei Eintritt angemeldet werden soll. 

• das nächste Mail Person am Eingang platzieren, der Leute einweißt

• Entscheidung wer besten Teamnamen bzw. Kostüm hat wurde so entschieden, dass 5 Gäste eine Vorauswahl getroffen haben und dann die Masse über Applaus entschieden hat, wenn sie am Besten finden -> das einzig doofe daran ist, dass die die am meisten Freunde mit haben gewinnen... 

• mein Vorschlag an dieser Stelle wäre trotzdem Teams zu nominieren und aufzustellen, damit die Leute sehen wieviel Mühe sich manche geben (kleiner extra Anreiz) 

• danach vlt. Abstimmung über ein Online Service?  (klar haben hier Leute mit vielen Freunden auch einen Vorteil, aber so wird jede Stimme gleich gewertet) +1 

• z.B. StrawPoll Gimmik vs. Fairness

• Regel nochmal umschreiben mit Umstellen --> da unklar, ob nach 4 Bechern getroffen oder wenn nur noch 4 Becher dastehen umgestellt werden darf 

• oder glei schreiben, dass man umstellen darf, wann man will 

• +1 jeder sollte selber entscheiden können, wie man umstellt, besonders mit Zeiteinschränkung (würde aber auf 1x umstellen begrenzen) +4

• ein großes A2 Plakat mit den Regeln aufhängen, welches man gut erkennt... da viele immer wieder gefragt haben, wie die Regeln sind und die "kleinen" Plakate nicht gesehen haben. 

• kostet aber Geld...

• Lösung Regeln schonmal vorab per Mail

• QR Code und Regeln direkt beieinadner, da QR Code eher gesehen wurde

• Aufgrund großer Nachfrage größere Location mit mehr Platz, mehr Tischen und dann auch mit 32 Teams. Evtl auch kleine Startgebühr, dann kommen die Leute auf jeden Fall gewissenhaft und dafür z.B. dann Biermarke für die Gewinner für nächste Runde, Shots, andere Preise, ... 

• Würde es nicht vergrößern... da man ja gesehen hat, dass es gut ist, wenn man noch Teams als Puffer hat. Sonst hätten wir mit 19 Teams gespielt...

• Kommen bei einer Startgebühr auch so viele Teams?

• Aufbau muss früher beginnen, damit nicht Teams schon da sind und wir noch aufbauen (vielleicht am Vorabend noch Tische wegräumen)

• Turnier um 1 Uhr zu Ende... viel zu lang... früher beginnen/aufbauen