French-German-Sectionmeeting Jena 2014

Rechenschaftsbericht Elisa Löwe

Freitag, 21. März 2014

12 Uhr Ankunft mit Auto

12 - 13 Uhr Meet your collegues

• Teilnahme an der Gruppe zu Communication
• Austausch wie die interne Kommunikation gehandhabt wird
• Bei den Meisten über Facebook oder Whats App
• Kritik und Brainstorming, wie es laufen sollte, bzw wenn Mitglieder weder noch nutzen
• Fazit: Alles Offizielle und Wichtige sollte über Mails laufen, kurzfristige Sachen telefonisch

13 - 14 Uhr Mittagessen in der Mensa - ging so

14 - 15:30 Uhr Workshops

• Teilnahme am Workshop zu Negociations and partner relations
• Präsentation und Materialien werden im Nachhinein per Mail versendet
• Vorstellungsrunde
• Vorstellung Agenda
• Herangehensweise zur Auswahl der Partner
• Arten der Kommunikation mit Partnern
• Dos and Don'ts
• wichtige Bestandteile eines Kooperationsvertrages
• Ausarbeitung in 3 Gruppen zu Beispiel einer Mail für den First Contact im allgemeinen, Vorteile, die man dem potenziellen Partner aufzählen kann, Vorteile, die ein potenzieller Partner erwartet

15:30 - 16:30 Videodreh und Pause

16:30 - 18:30 French-German Cooperations Brainstorming & Gruppenarbeit zu verschiedenen Themen der Kooperation

18:30 Uhr Abendessen, anschließend Responsible Party

Samstag, 22. März 2014

8 - 9 Uhr Frühstück

9:30 bis 12 Uhr Präsentation und anschließende Workshops zu den Themen: Accessability, Exchangeability, MapAbility, Wheelmap

12 - 13 Uhr Mittag

13 - 18 Uhr Jena Caputs Basketballtraining zum mitmachen im Rollstuhl

20 - 23 Uhr Regional Dinner: Französische und Deutsche Teilnehmer haben je ihr kulinarischen Spezialitäten mitgebracht

23 Uhr Karaoke

Sonntag, 23. März 2014

10:30 Uhr Beginn nach 30min Verspätung: Energizer & Einweisung Workhsop

11 - 12 Uhr Workshopblock:

• Teilnahme am Money Money Money Workshop
• Speaker unvorbereitet
• Austausch, wie es so läuft, die Strukturen in den einzelnen Sektionen sind und welche Aufgaben man jeweils hat
• Wichtig ÖA und Zusammenarbeit mit den verschiedenen Bereichen, Professionalität ausstrahlen (Website, Visitenkarten, etc.)
• Buchhaltungssoftware? viele nutzen nur Excel
• Tickets via z.B. Paypal, automatisierte Rechnung (Beispiele "Erasmus on Tour" Hildesheim)

Feedbackrunde

Das wurde mitgenommen:

• Kontakte zu ESN Germany & ESN France Treasurer und vielen mehr.
• Workshops zu Negociations and partner relations, sowie Money, money, money um mehr über Vertragsverhandlungen und Sponsoren- /Geldgewinnung zu lernen.
• Zweck der Fahrt:

1. Informationsgewinnung zu Finanzierung und Sponsoringmöglichkeiten für internationale Zwecke - (Worksopunterlagen werden noch zugesendet)
2. Austausch und Information zu Kooperationen zwischen Studi-Organisationen (wie ESN) und hochschulpolititscher Studivertretung (wie StuRa) - www.introseite.de (Beispiel Jena)
3. Informationen zu Integrationsprojekten und Möglichkeiten von internationalen Studierenden an der eigenen Hochschule - www.introseite.de (Beispiel Jena)
4. Informationen zu Veranstaltungen mit Austauschstudierenden an der eigenen Hochschule zur möglichen Adaption - siehe Fotos von Plakaten
5. allgemeine Informationsgewinnung und Weiterbildung auf dem Gebiet ESN
6. Weiterbildung, Vernetzung, Austausch für die Arbeit an der HTW zur Betreuung der Austauschstudis und Unterstützung des Referat Internationales mit neu erworbenen Know-How

Fazit

• viele Teilnehmer aus D und FR zum Austausch, alle gut gelaunt
• Responsible Party war gut organisiert, Karaoke auch
• Samstag Vor- und Nachmittagprogramm sehr schön inhaltich, spaßig und sozial
• schlechtes Zeitmanagement (schon mit dem Frühstück wurde die Zeit nicht eingehalten)
• Referenten haben erst nach Veranstaltungsbeginn Technik gecheckt, wurde nicht vorab vom OC organisiert/geprüft
• schlechte Helferorga (externe Helfer hatten keine Einweisung, keinen Ansprechpartner)
• schlechte Kommunikation gegenüber Helfern (eingeteilte Arbeitszeiten etc.)
• schlechte Kommunikation gegenüber Teilnehmern (z.B. hinsichtlich des Samstagnachmittagprogramms)
• Detailprogramm stand zu spät
• Programm im Badge und im Welcomebagplan stimmten nicht überein
• Kein Obst und Gemüse zu Frühstück, Abendbrot und Zwischendurch