3. Sitzung Referat Finanzen 2024/2025

09.10.2024
Sitzungsbeginn: 17:30 Uhr 

Protokollerstellung

Alle Anwesenden

Redeleitung

Linda

Anwesende des Referates

• Linda Müller (Referatsleitung)
• Robert Schneider (stellv. Referatsleitung)
• Stephan Rankl ("James", Sachbearbeitung Finanzen & Assistenz der Verwaltung)
• Anna Abe ("Anny", Wareneingangskontrolle)

weitere Anwesende

• Paul Riegel ("vat@", Assistenz der Geschäftsführung)
• Vanessa (Interessierte, kein beratendes StuRa-Mitglied)

Abwesende

• (Mathis Blümel (Betreuung Getränkeautomat))

• (Oliver-Michael Fischer (stellv. Referatsleitung Verwaltung))

Formalia

Verabschiedung Protokolle

Berichte

TOP 1. -

ITOP 1. Bezug von Snacks im Bereich Kino über Unifilm

Linda: Tom hat uns eine Anfrage/Kooperation von Unifilm weitergeleitet. Sie bieten uns an, Riegel "Mr. Tom" (also Erdnussriegel) direkt über Unifilm zu beziehen. Ein Riegel kostet 0,33 € und in einem Karton sind 36 Stück, also 11.88 € pro Karton. Den ersten bekommen wir umsonst. Verkauft wird ein Riegel anschließend für 0,50 €. Die Abrechnung erfolgt dann immer am Ende des Semesters, zusammen mit dem Unifilmbetrag.
Meiner Meinung nach spricht nichts dagegen, die Riegel über Unifilm zu beziehen. Weitere Snacks und Getränke können ganz normal wie bisher gehandhabt werden. 
ol.fischer@: Mal eine doofe Frage, wie läuft das eigentlich mit den Getränken und Snacks von Kino? Haben wir das mal in die KontO! geschrieben, das die es einfach kaufen?
ol.fischer@: Die Sache mit den Getränken, da habe ich mit Merlin gesprochen und ihm vorgeschlagen, das Sie für Kino alles an Getränken nehmen können was der StuRa da hat und nicht jedes mal vorher zu Netto oder so gehen. 
Linda: In der KontO steht drin, dass Kino unter dem Semester keine extra Beschlüsse benötigt und dass es eine Vorschusskasse als ständigen Vorschuss gibt. Das Kino kauft mit diesem Vorschuss dann Snacks und Getränke. Wegen den Getränken, geht es da hauptsächlich um Mate? Weil Cola & Co sind ja keine kleinen sondern große Flaschen, also für Kino ungeeignet. Mate besorgt doch Mathis auch für den Getränkeautomaten, hab grundsätzlich kein Problem damit, wenn da Kino gleich mit "beliefert" wird und sich eine Kiste zusammenstellt. Können wir uns ja im Zuge der zentralen Getränkeverwaltung mit ansehen?

ITOP 2. Einrichtung einer zentralen Getränkeverwaltung

Linda: Paul hat uns vor einiger Zeit darauf aufmerksam gemacht, dass wir als Referat für die Bestellung der Getränke bei allen Veranstaltungen des StuRa zuständig sind. Daraufhin haben wir mit Mathis gesprochen, da er für die Bestellung der Getränke für den Getränkeautomaten zuständig ist. Er schlug daraufhin vor, dass man ja eine zentrale Getränkeverwaltung einrichten könnte. Davon würde unter anderem auch Kino profitieren. Oliver-Michael klang jetzt nicht, als würde er der Idee  ablehnend gegenüberstehen. Wie dies genau aussieht und alle Details dazu sollten wir einmal mit dem Referat Verwaltung und mit Mathis klären. Ein zeitnaher Termin wäre super. Ich erstelle eine Terminumfrage und schicke eine E-Mail dazu raus.

Hintergrund: Referat Finanzen ist zuständig für die Beschaffung aller Getränke für alle Veranstaltungen. 
Problem: Wir haben bei der Beschaffung die Wahl zwischen Netto und Getränkemarkt (also da, wo wir auch die Getränke für den Automaten bestellen). Beim Getränkemarkt müssen wir mindestens eine Palette abnehmen. Das lohnt sich nur, wenn wir zufällig gerade für den Automaten bestellen oder eine große Veranstaltung haben. Sonst läuft es wieder auf Netto hinaus und dann hat man auch nichts gespart oder vereinfacht. Weiter stehen ständig herrenlose Getränke von vergangenen Veranstaltungen herum und es kommt immer wieder die Frage auf, was mit übrig gebliebenen Getränken passiert. 
mögliche Lösung: Mathis hat den Vorschlag einer zentralen Getränkeverwaltung eingebracht. Im Prinzip soll ein Grundbestand an Getränken (Bier, Softdrinks, Mate) immer vorhanden sein. Wenn dann Getränke benötigt werden, können diese aus dem Vorrat entnommen werden. Außerdem soll eine Person dafür zuständig sein, damit die Angelegenheit geordnet abläuft.

Linda: Macht es Sinn, weitere Referate wie z. B. Kultur mit in die Planung einzubeziehen? Da diese ja die meisten Veranstaltungen planen/durchführen. 
Oliver-Michael: Wenn das Referat Kultur Zeit hat bei diesem Treffen dabei zu sein, das wäre ganz großes Kino ;). 
Anny: Wenn wir eine Veranstaltung machen, müssen die Getränke auch von Finanzen bestellt werden?
Paul: vor einem dreiviertel Jahr wurde sich da mit maurice noch mal darüber gedanken gemacht. Alles beschafft wird, soll Zentral beschafft werden. Man soll einfach Zental alles Beschaffen.
Anny: Wird das nicht schon über die Finanzierung geregelt?
Robert: Ich kontrolliere bei der Finanzierung ja nur, ob das Budget passt. Ob sich die Verantwortlichen an diese Finanzierung halten, kann ich nicht kontrollieren und ein bisschen flexibel muss man sein. Was nicht passieren sollte, ist dass es komplizierter wird als jetzt.
Paul: Im Prinzip kann alles, was beschafft werden kann, über Finanzen laufen. Bei den Getränken wird ein Mindest- und Meldebestand festgelegt, dann gehts los. 
Linda: Mir ist wichtig, dass es ein schlüssiges Konzept gibt und alle Fragen geklärt sind. Z. B. ob der Platz da ist, was beschafft werden muss etc. 
Paul: Ich kann jetzt natürlich nicht für Fischer sprechen, aber meiner Meinung nach haben wir gar kein Platzproblem. Nach jeder Veranstaltung hast du mehrere Türme, wo nicht klar ist, ob das abgerechnet wurde etc.
vat@: BTW: Bei der Erarbeitung von Inhalten, die in einer "Verordnung" enden sollen, gibt es auch schon "Gedanken" dazu.  Zum Beispiel gibt es "§ nicht verbrauchter Bestand" oder auch einen "Teil Lagerung" https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/vo/ivo/inventarverordnung-der-studentinnenschaft .
ol.fischer@: Das was vat@ sagt.

ITOP 3. dauerhafte Kassen - Kittelverkauf und After Study Happy Hour

Linda: Wir haben aktuell nur eine dauerhafte Kasse für den Bereich Kino. Es stand im Raum, dass wir für den Kittelverkauf und die Happy Hour ebenfalls solche Kassen einrichten. 
Der Kittelverkauf findet das ganze Jahr über statt, also würde eine dauerhafte Kasse im Allgemeinen schon Sinn ergeben. Mich würde nur interessieren, ob wir so viele Kittel verkaufen werden, dass sich das lohnt. Oder ob wir das auch anders handhaben könnten.
Bei der Happy Hour, die findet alle zwei Wochen statt und theoretisch müsste man dann jedes Mal eine Veranstaltungsabrechnung machen. Daher kam die Frage auf, ob wir auch hier eine dauerhafte Kasse einführen können. Ich will es mit den dauerhaften Kassen nicht übertreiben, vor allem würde ich dieses Jahr erstmal abwarten, ob sich die Veranstaltung etabliert. Vorerst werden wir da also wohl eher mehr Veranstaltungsabrechnungen haben.
Oliver-Michael: Ich bin gerne für einen gegen Vorschlag bereit für den Kittelverkauf. Ich bin nicht der größte Fan von bezahlen per Paypal, weil die Gebühren dann steigen und wir das eigentlich auf den Verkauf von den Kitteln drauf rechnen müssen. Alternativ könnte man sagen nur noch gegen Überweisung von 14 Euro und das Referat Finanzen muss dann bescheid geben sobald das Geld eingetroffen ist. 
olligathor@: Die Erfahrung hat aber gezeigt, das der Kittelverkauf teilweise sehr ungeplant stattfindet, weil den Leuten Kitteln Kaputt geht und die brauchen aber für die Arbeiten im Labor sofort einen neuen. 
Linda: James, wie aufwendig ist das?
James: Für uns ist das kein Aufwand, ich lege einen Buchungskreis an, gebe die Kasse aus und dann ist fertig. Der Aufwand liegt bei den Verantwortlichen. Es muss bei der Happy Hour nach jeder Veranstaltung eine Kassenzählung mit Zählprotokoll erstellt und ins Kassenbuch eingetragen werden (wie bei Kino). Beim Kittelverkauf sollte mindestens einmal im Monat, am besten wöchentlich gezählt werden. Das kommt darauf an, in welchen Abständen die Kittel verkauft werden.
Linda: Ich rede mit Oliver-Michael und 11 darüber, wenn das für die Leute ok ist können wir das gerne so einrichten.
James: Bei Kittelverkauf müssen wir Quittungen für jeden Verkauf ausstellen.
Paul: Wo wird dann die Kasse stehen?
Linda: Wie macht das Kino im Moment?
James: Kino hat einen eigenen Stahlschrank, den Schlüssel hat Merlin Meister.
Paul: Der Klarstellung halber sollte kommuniziert werden, dass die Kassen nur für Einnahmen dient.
Robert: Dann stellen wir doch die Kassen in den Stahlschrank von Kino, wenn 3 Personen Zugang haben ist das doch relativ sicher.
Paul: In der A109 gibt es doch abschließbare Schränke, da könnte man die auch deponieren. 
Paul: Frage für eine Freundin (aka Frage am Rande) : Ab welchen Betrag ist "abzuschöpfen"?
James: Ab 1 k€ und halbjährlich zum ende des Semesters 
Linda: Wir sollten uns zeitnah treffen und festlegen, welche Rahmenbedingungen für die Kassen gelten.
Paul: Für James: https://www.stura.htw-dresden.de/ashh :-*

ITOP 4. Jahresabschluss 2022

Linda: Wir müssen wieder die Dokumente für den Jahresabschluss 2022 hochladen. Für 2023 haben wir übrigens noch keinen Ordner. Ich habe Frau Schneider eine E-Mail geschrieben, dass das ganze wahrscheinlich erst im Dezember prüfbereit sein wird. Es müssen auch die ganzen Ordnungen auf dem passenden Stand sein, da muss ich noch bei Boxi nachfragen. Eventuell können wir wie beim letzten Mal alle zusammen die Dokumente heraussuchen, dann ist das schnell erledigt.
Oliver-Michael: Gerne sagen was ihr braucht wegen Ordnungen, dann schickt euch das Präsidium euch die zu bzw. ladet die hoch, wenn wir wissen wo. 
Paul: "Frage fürs Protokoll" : who the f**k is "Frau Schneider"?
James: Jahresabschluss Prüferin von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft https://www.eureos.de/ durch Kanzler abgesegnet @Paul
Linda: Angepeilt ist Dezember aber Ende Oktober wird angestrebt wird. 

ITOP 5. aktueller Stand der Aufgaben sowie Verteilung und Veröffentlichung

Linda: Wir haben mal alle möglichen Aufgaben und Projekte gesammelt, die im Referat bisher so angefallen sind:
https://pad.systemli.org/p/stura-htw-dresden_finanzen_to-do_2024-2025_-keep
Das sind erst einmal alle Aufgaben, von denen ich aktuell weiß (wem auffällt, das etwas fehlt - immer her damit). Ich bin dabei, eine Reihenfolge nach Priorität festzulegen und würde gerne Stück für Stück die Projekte abarbeiten. 
Ein paar der dringenden Aufgaben habe ich oben schon angesprochen. 
Ich werde daraus noch eine Übersichtsseite erstellen, mit Projekt, Beschreibung, Ansprechpartner usw. Dann wissen Interessierte etc., wer an welcher Aufgabe sitzt und wie der Stand ist. Ich werde das wahrscheinlich am Freitag anfangen, sollte aber auf jeden Fall über das Wochenende fertig werden.
olligathor: Geile Übersicht :) Danke für das Bemühen und Zusammentragen.
Linda im Laufe der nächsten Woche ist die Liste bereit.

ITOP 6. Festlegung eines regelmäßigen Termins für unsere Sitzungen

Linda: Ich möchte die Sitzungen gerne regelmäßig stattfinden lassen und einen festen Tag bestimmen. Für mich passt der Mittwoch 17:30 Uhr oder Donnerstag 16:00 Uhr sehr gut. Am besten dann einfach der erste Mittwoch/Donnerstag im Monat? Dann haben wir da ein bisschen Regelmäßigkeit drin. Wenn die Sitzungen auf einen Feiertag fallen, können wir uns individuell abstimmen.
Linda: Wie passt euch Mittwoch oder Donnerstag? Anderer Tag?
Robert: Donnerstag und Freitag wäre ungünstig. Mittwoch wäre besser oder Montag.
Linda: Dann legen wir das jetzt erst einmal auf Montag 17 Uhr fest. 
Paul: hilft mit großer Freude bei Bewertung von Konzepten und helfen auf Anfrage.
Linda: James und ich sollten uns treffen wegen Abläufe bei Finanzen.

Nächste Sitzungen:

• 04.11.2024 17:00 Uhr
• 02.12.2024 17:00 Uhr

Sitzungsende: 18:40Uhr