2. Sitzung Referat Finanzen 2024/2025

09.09.2024
Sitzungsbeginn: 16:00 Uhr 

Protokollerstellung

• Alle Anwesenden

Redeleitung

• Linda

Anwesende

• Linda (Referatsleitung)
• Robert (stellv. Referatsleitung)

weitere Anwesende

• Paul

Abwesende

Formalia

Verabschiedung Protokolle

Berichte

TOP 1. Bestellung von Mitgliedern

Der StuRa möge beschließen

• Anna Abe

als Mitglied des Referates Finanzen zu bestellen

Referatsleitung: Zustimmung!

ITOP 1. (scharfer) Senf von vat@ zur 1. Sitzung ((Referat Finanzen) 2024/2025)

vat@: Ich las https://pad.systemli.org/p/stura-htw-dresden_finanzen_2024-2025_1-keep (ferner https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_finanzen_2023-2024_1/timeslider#2605 ). Daher dann auch https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_finanzen_2023-2024_15 . Im Übrigen gibt es auch noch https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_finanzen_2023-2024_16 , https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_finanzen_2023-2024_17 und https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_finanzen_2023-2024_18 , worauf ich Linda auch 2024-08-23T15:00 bittend verwies.
vat@: Da stößt mir einiges unangenehm auf! Darüber möchte ich gern sprechen.
vat@: Ein nicht inhaltliches - sondern schlicht organisatorisches - Detail: Nach der letzten "unerwartet" frühen Sitzung (2024-08-23T09:30 , wo der Termin anders bekannt war und auch keine Einladung erfolgte) sprachen Linda und ich ab, dass bitte die Termine (kommende Sitzung vom Referat, aber auch die nachzuholende "richtige" Übergabe) frühzeitig bekanntgegeben werden. 2024-08-23T15:30 (aber auch schon einige Stunden zuvor) war ich "umsonst" im StuRa vor Ort. Bekanntlich gibt es eine Vielzahl von Angelegenheiten, die wichtig und dringlich zu klären sind. Jetzt fand wieder die Sitzung "unangekündigt" statt. (Ich hatte für diesen Fall sogar noch angeboten, dass bei kurzfristiger Terminierung ich versuchen würde es mir kurzfristig einzurichten, wenn ich angerufen würde.) Habe ich da was verpasst? Anderenfalls erscheint mir das nämlich echt problematisch. Und dann lese ich noch, dass aus dem Mangel von Themen nun erst im Oktober eine Sitzung stattfinden soll. w00t? (Das ist nach der vorlesungsfreien Zeit (und dem letzten Monat) im Sommer, also auch nach der Durchführung ESE, wesentliche Planung vom Semesterauftakt & Co!)
Linda: Diese "Sitzung" war eigentlich so gar nicht geplant gewesen. Wir wollten schlicht eine finale Übergabe der Referats- und Bereichsleitung durchführen. Da ich aber Sachen dokumentieren wollte, habe ich eine Sitzung angelegt. Das war im Nachhinein falsch, ich hätte das als Arbeitstreffen oder ähnliches anlegen sollen. Kommt nicht wieder vor. 
Sitzungen werden zukünftig regelmäßig mindestens einmal im Monat stattfinden, die Termine werden am Anfang des Monats stattfinden (Termin wird noch entschieden, sobald die Stundenpläne raus sind). Weitere Sitzungen finden nach Bedarf statt. 
Allgemein möchte ich zukünftig eine Woche vor der Sitzung einladen. Sollten irgendwelche kurzfristigen Themen aufkommen und Sitzungen notwendig sein, würden wir die Termine so legen, dass wir spätestens 2 Tage vorher einladen können. Damit können Interessierte sich die Themen immer noch mit ausreichend Vorlauf ansehen. 
Robert: Ja, das klingt gut.


vat@: Können wir uns bitte darauf verständigen, dass Aufgaben ordentlich organisiert werden, im Zweifelsfall mit dem Dienst Aufgabenverwaltung (beim StuRa), auch bekannt als https://pro.stura.htw-dresden.de ?
Linda: Aufgaben sollten definitiv organisiert werden. Wir sind gerade dabei, uns einen Überblick zu verschaffen und die einzelnen Aufgaben aufzuteilen. Wir benutzen eine eigene Liste, in der wir uns organisieren und den aktuellen Stand bzw. was schon getan wurde, hinterlegen. Damit wissen wir beide immer Bescheid, wie es gerade steht. 
Linda: Wir werden im Plone eine Liste anlegen mit allen Projekten, aktuellem Stand und Ansprechpartner. Man sollte auch eine Begründung einfügen, warum bestimmte Projekte derzeit nicht bearbeitet werden (z. B. Prioritätensetzung). Dann können die Mitglieder des StuRa einsehen, welchen Stand die Projekte haben und dann sind solche Fragen schonmal beantwortet. Diese sollte eventuell öffentlich geschaltet werden.


vat@: Können wir uns bitte darauf verständigen, dass wichtige Absprachen nachhaltig (konsolidiert)  dokumentiert werden, maßgeblich in einer passenden Anleitung (aka How to)? Das gilt insbesondere für gemachte Änderungen (oder nennenswerte Bewegungen).
Linda: Gibt es ein aktuelles Beispiel? Zumindest in der aktuellen Legislatur? Wie beim ersten Beitrag bereits gesagt bin ich dabei, alle Absprachen nachhaltig zu dokumentieren. In der letzten Legislatur hat das nicht wirklich gut geklappt, aber wir sind hinterher. alles schriftlich festzuhalten.
Robert: Ich bearbeite gerade Stück für Stück die How-To's. Dort füge ich aktuelle Absprachen mit ein, wenn es welche gibt.


vat@: Vielleicht mal noch etwas schärfer formuliert: Ich habe keine Lust meine Lebenszeit (also auch Arbeitszeit beim StuRa) damit zu vergeuden, dass ich mich bemühe Prozesse zu schaffen, die den Aufwand, der durch unnötige Probleme entsteht, verringern sollen, die wegen fehlender Koordination im Referat Finanzen "mit dem Arsch eingerissen werden". Beispiel ist der von mir wahrgenommene Beitrag der Leitung Bereich Mittelverwendung (auch in Personalunion mit der Zuständigkeit Mittelverwendung) zum KoSe, wo erklärt wird wie für die Durchführung einer Veranstaltung die Mitglieder, die Preise für Getränke, die sie dann selbst bei Netto einkaufen können, in der Datei Kostenkalkulation einzutragen sind.
Linda: Paul kannst du bitte nochmal sagen, was du an dieser Stelle meinst? Wir wollen natürlich keine Prozesse "mit dem Arsch einreißen". Daher wäre es für uns wichtig zu wissen, was du hier "ankreidest", um es später richtig machen zu können.
Paul: Es geht zum Beispiel um die Besorgung von Essen und Getränken. Da wurde zwischen Verwaltung, Riegel, Fischer und Rosenbaum vereinbart, dass die Verantwortung beim Referat Finanzen liegt. Sie müssen die Macht haben, wie die Beschaffung stattfindet (wo und was eingekauft wird).
Robert: Bei der ESE würde ich die Besorgung noch Ellie und Shari überlassen. Zukünftig wird das dann aber in der Zuständigkeit Finanzen bzw. in der Zuständigkeit Finanzprüfung liegen. 
Linda: Wir werden uns nächste Woche zusammensetzen und das mal aus-/überarbeiten. Ich werde das mit dem Präsidium besprechen. Wir sollten das noch einmal im RK, Plenum und speziell dem Referat Kultur ansprechen.
Robert: Die How-To's sollten wir auch anpassen.
Paul: In dem Zusammenhang kann man auch eventuell eine Preisliste erstellen.


vat@: Passend noch der Hinweis, dass wenn euch das zu scharf ist, dass das Referat Personal meine disziplinarische Weisung ist.
vat@: Um damit das letztlich nicht falsch verstanden wird: Die letzten Monate waren bezüglich dem Referat (Finanzen) arg frustrierend für mich, aber ich glaube daran, dass sich das verbessern kann, wenn sich koordiniert, ausgereifte (auch nachvollziehbar beratene) Entscheidungen getroffen und dann umgesetzt (durchgesetzt) werden.
Linda: Robert und ich sind immer bereit, uns zu verbessern. Wir wollen, dass das Referat Finanzen läuft und keine Probleme entstehen, die man hätte verhindern können. Ich hätte nur die Bitte, wenn irgendein Problem besteht, dass ihr mich/uns ruhig darauf hinweist. Dann gehen wir das an. Es liegt aber auch gerade sehr viel an, wir sind nur zu zweit und versuchen, das ganze gerade erstmal zu organisieren. Habt bitte ein bisschen Geduld mit uns.

ITOP 2. WTF

vat@: Was geht denn ab? Bevor irgendwas weiter passiert, würde ich bitten, dass (alle wichtigen) Belange zu Finanzen textlich festgelhalten werden. Ich habe den Eindruck, dass irgendwie auf die Schnelle über Sprachnachrichten Absprachen getroffen werden, die nicht nachvollziehbar sind. Neben der fehlenden Nachvollziehbarkeit ist es auch problematisch welche Entscheidungen getroffen werden. Wenn ich so manche Sachen "nebenbei" (also letztlich nur zufällig im StuRa) mitbekomme, dann habe ich "Bedenken", ob die Entscheidung sachgemäß ist.
vat@: Kleines Beispiel: Um einen Beschluss vom StuRa umzusetzen hat ein Mitglied etwas von einem privaten Konto bei PayPal für den StuRa bezahlt. Nun soll es eine Rückerstattung geben. Als Grund für das Vorgehen wurde angegeben, dass die Person, die stellvertretende Leitung vom Referat ist, keinen Zugang zum Konto (vom StuRa) bei PayPal hätte. WTF!

Linda: Ich bin mir nicht 100% sicher, was an dem Prozess dich stört. Ich möchte da aber nochmal etwas klarstellen. Josina ist damals mit der Frage auf mich zugekommen, was sie zu beachten hat. Ich habe dann alles mit Präsidium, Webservice und Maurice  abgesprochen. Maurice meinte, dass wir zwar ein PayPal-Konto haben, aber mit diesem nur Zahlungen empfangen, nicht senden können. Bezahlen können wir ausschließlich per Überweisung, nicht per Abbuchung (nur in bestimmten Ausnahmen).
Aus diesem Grund muss jemand das Geld auslegen und sich das dann später vom Referat erstatten lassen. Anders lässt sich das nicht handhaben. Maurice hatte auch schon mehrfach versucht, das Problem zu lösen, ohne Erfolg. Das ist besonders ungünstig, wenn Mittelverwendung etwas bestellen will und nur PayPal oder Sofortüberweisung etc. akzeptiert werden. Wir fragen dann immer nach einer Proforma-Rechnung, haben da allerdings jedesmal Schwierigkeiten.
Das wir das hätten dokumentieren sollen - keine Frage. Theoretisch hätte das ja auch unter "weitere Schritte" direkt im Beschluss festgehalten werden müssen.
Paul: Steile These: Wir können bestimmt irgendwie mit PayPal bezahlen. Ich finde außerdem, die Tatsache, dass eine Privatperson die Zahlung vorschießen soll, eine Zumutung. Wenn die Methode lt. sächsischer Haushaltsordnung nicht zulässig ist, dann gehts halt nicht. Zumindest aber sollte es dokumentiert sein.
Linda: Ich finde die Vorgehensweise absolut nicht gut. Wir müssen uns das mal anschauen und finden hoffentlich eine Lösung. Es kommt ja spätestens nächstes Jahr wieder auf.

ITOP 3 HERZLICH FREUNDLICHSTE UND UNTERGEBENSTE BITTE ANS LIEBSTE REFERAT FINANZEN <3

Jojo: ÖA würde gerne Sticker bestellen. Mit dem Motiv Stu. Maße ca. 6-6,3cm. Im besten Fall Freiform-Stanzung. 1000 Stück für die ESE-Beutel. Könnte der liebe Bereich Mittelverwendung bei stickma anfragen? Ob das unter 250€ noch vor dem 18.09.24 möglich wäre? Motiv kann ich euch gerne zukommen lassen. Dankeee.
Robert: Natürlich kümmere ich mich gerne darum. Ich rufe dort an.
Jojo: Danke dir. Ich leite dir das Bild noch weiter, was ich Linda geschickt habe, mit dem was ich ca. rausgesucht habe.

ITOP 4. Überarbeitung der Abläufe im Referat Finanzen

Linda: Wir haben schon mehrfach festgestellt, dass die Abläufe im Referat Finanzen nicht optimal sind. Besonders bei den Veranstaltungsabrechnungen hapert es. Lisa (11) und Robert haben z. B. heute sehr viele Nerven gelassen, als sie die Abrechnung für die LuISe gesucht haben. Wenn James wieder aus dem Urlaub zurück ist und das Personalgespräch mit James, Paul, Referat Finanzen und Referat Personal stattgefunden hat, würde ich das gerne mal angehen. Auf jeden Fall zusammen mit Robert und James, gerne auch mit Paul. Damit da mal ein sinnvoller Ablauf festgelegt wird.
Paul: Ja, sehr gerne. Ich bitte darum. Da muss man wissen, wie der Workflow ist, da gibt es auch eine Erarbeitung (How To) von mir. Wir brauchen aber James meiner Meinung nach nicht dazu.
Robert: Es wäre gut, wenn man im Plone nachschauen kann, wo welche Beschlüsse, Unterlagen etc. sind. Das sollte für zukünftige Generationen geregelt sein. Passt euch der 18.09.?
Linda: Ja, passt. Dann lege ich einen Termin an und wir besprechen das in einem Arbeitstreffen.
Es wurde sich auf einen Termin am 18.09.2024 um 13 Uhr geeinigt.

kommende Tagesordnungspunkte

• Anträge von Personal fürs kommende Plenum
  • Durchführung After-Study Happy Hour
  • Erhöhung Arbeitsvolumen langfristige Angestellte

Sitzungsende: 18:55 Uhr