Protokoll Abschlussgespräch Prüfung Jahresabschluss 2018

Anwesende:

• Florian
• Jennifer
• Astrid
• Tino (als Protokollant)
• Herr Prautzsch (Dez. Haushalt & Controlling)

P: Frau Suda war generell sehr angetan von der Arbeitsweise. Einige Dinge habe ich ihnen in der Maileinladung schon zugeschickt.
P: Zum Thema 1 - Härtefallordnung: Es fehlt die Rasterung, was ist denn ein Härtefall? Es ist nicht die Aufgabe des StuRa die Härtefälle abzufedern. Bei fünf Fällen hätte der HFA mehr fragen müssen bzw ablehnen müssen.
P: Zum Thema 2 - Aufwandsentschädigung: Diese wurden in die Finanzordnung hinein integriert. Da müssen wir über die Höhe reden.
F: Tatsächlich haben wir die AE wieder ausgegliedert. Es gibt nur noch den Verweis auf die AE-Ordnung innerhalb der Finanzordnung. Man findet alles bei uns auf der Homepage.
P: Ich weiß das sie grundsätzlich öffentlich stehen. Aber da schaue ich jetzt nicht regelmäßig nach.
F: Grundsätzlich haben wir eine AE Ordnung,
F: Es gibt einen Stellenplan und es gibt Aufwandspauschalen. Dabei wird eine Quantifizierung der Stelle zur Grunde gelegt. Gemessen wird es an einer Vollzeitstelle. Eingerechten werden 30 ECTS + Gremiensemester(3 Stück). Es wird quartalsweise abgerechnet. Alles über 90 Stunden im Semester ist AE würdig. Das Maximum liegt bei 2400€, so wie es uns das SMF 2018 mitgeteilt hat.
P: Ist ja jetzt auch nicht der einzige Fall bei dem das Staatsministerium falsche Auskünfte gegeben hat.
F: Wir können nicht damit rechnen, dass wir falsche Auskünfte bekommen.
P: Ich habe ihnen begründet warum ich den Paragraphen nicht für einschlägig halte. Aber da muss die Hochschule aktiv werden.
F: Alle maßgeblichen Positionen sind nur Referatsleitungen sowie Sprecherinnen und Sprecher. Kein anderer wird die Grenze von 2400€ erreichen können.
P: Auf der sicheren Seite sind sie, wenn die 720€ nicht überschritten werden. Sie begründen es ja mit dem Zeitaufwand.
F: Wir begründen es damit, dass man durch das Gremiensemester Zeit erstattet bekommt. Diese Zeit ist mit Geld hinterlegt (BAföG). Wir haben eine möglichst hohe Hürde für AE gelegt. Die Leute nutzen ihre privaten Laptops, Handys etc. für die Gremientätigkeit.
P: Da kommen wir in die richtige Richtung, wenn man die genutzten Geräte zugrunde legt. Zeit ist eine schlechte Grundlage. Sie müssen es letztendlich gegenüber ihren Mitgliedern rechtfertigen.
P: Man muss schauen wie man das löst. Man kann nicht einfach sagen es ist unter der Freigrenze und es steuerfrei auszahlen. 720€ sind unstrittig. Darüber muss überlegt werden wie man mehr begründet. Wenn man Steuern abzieht und die Studierenden unterhalb der Freigrenze sind, dann bekommen sie die gezahlten Steuern natürlich bei der Steuererklärung wieder.
P: Der Ball liegt aktuell bei ihnen. Die Hochschule sagt aktuell, der StuRa muss es mit dem Finanzamt klären. Wenn sie der Meinung sind, es passt alles so, dann teilen sie uns diese Position schriftlich mit. Dann könnten wir ggf. handeln.
F: Wir haben die Aussage des SMF und das Merkblatt. Da gibt es keinen weiteren Klärungsbedarf mit dem Finanzamt.
P: Das Finanzamt lässt sich vom SMF nichts sagen. Die einzelne Sachkraft muss es klären. Die schauen auch nur was in der Rechtsnorm steht.
F: Wir treten dort was los, was wir nicht lostreten wollen. Das Finanzamt wird sich nie zu einer Aussage hinreißen lassen. Das ist sehr abhängig vom Prüfer. Wir haben uns eine Auskunft bei der Behörde geholt, die näher an der Legeslative ist.

P: Prüfung der FSR: Frau Suda konnte nicht nachvollziehen ob die angesprochenen Mängel der FSRä behoben wurden.
F: Es hatte mich irritiert das FSRä nicht Prüfbestandteil sind. Da hieß es, dass der StuRa das zu tun hat. Meiner Meinung nach waren die FSRä eigenständige Organe, mit eigenen Finanzern etc. Die FSRä sind ihren Arbeiten nicht nachgekommen und schon gar nicht fristgerecht. Das mit den Nachfristen ist so ein Problem. Ich habe ja sogar noch 2015/2016 geprüft. 2018 wurde die Buchungen mit in den StuRa integriert.
P: Ist jetzt auch kein riesiges Ding.
F: Ab 2019 ging dann alles nur noch über den Tisch vom Referat Finanzen und dieses Jahr haben wir das Problem ja nicht mehr.
P: Es hatte auch mich irritiert, dass die FSRä aufgelöst wurden. So lange es im Rahmen des SächsHSFG läuft, ist es in Ordnung.

P: Thema HFA
F: Richtlinien zur HärteO wurden erstellt/angepasst.
P: Sie prüfen zum Beispiel, ob jemand kein Einkommen hat. Aber fragen nicht, wie sie sich dann überhaupt finanziert: Hartz IV , BAföG?
F: Es kann auch passieren, dass man mal 8 Monate kein BAföG bekommt.
P: Es sind geringe Beträge, das will ich einräumen. Aber sind es ihre Aufgaben.
F: Wir sehen da die Gleichheit als höherers Gut an. Wir wollen nicht das jemand diskriminiert wird, wenn er kein Geld hat.
P: Darlehen wäre eine bessere Möglichkeit. Wenn es nicht zurückgezahlt wird, muss es abgeschrieben werden. Die Frage ist genauso bei der Erstattung des ärztlichen Attest, ist dies ihre Aufgabe?
F: Eine Nachprüfung nehmen wir nicht vor. Wir brauchen alle Einkommensnachweise. Wir machen es wie beim Hartz IV, sind aber freundlicher und diskriminieren nicht wegen Geld.
P: Sind die Richtlinien öffentlich?
F: Das ist glaub intern. Der HFA unterliegt dem höchsten Datenschutz.
J: Laut Ordnung müssen die öffentlich sein, da müssen wir noch mal nachschauen.

A: Gibt es denn mittlerweile eine Kassenordnung? Öffentlich?
P: Nein die ist nicht öffentlich.
F: Was sagt da die Rechtsaufsicht?
F: Kassenordnung wollen wir nicht. Man kann sich auch tot ordnen.
F: Wir haben den Kassenbestand auf 2500€ begrenzt.
P: Es wurden die Mindestanforderungen an einen Kassenraum aufgezählt. Aber dieser einfache Diebstahl ist bei ihnen ja trotzdem nicht möglich. Zwar nicht stark aber Aufwand/Nutzen...
P: Schließberechtigungen sollen sinnvoll verteilt werden. Übergabeprotokoll wenn sich da etwas ändert.
F: Aber das haben wir.
F: Registrierkasse geschlossen, Raum wird geschlossen, wenn niemand drin ist (wenn Angestellte geht). Für den Zugang ins Servicebüro müsste man mit einem elektronischen Schlüssel die Tür öffnen. Man bekommt raus welchen Schlüssel benutzt wurde und wer ihn ausgeliehen hat.
P: Der Tresor muss eindeutig gesichert sein, mit einem begrenzten Personenkreis.
F: Es haben aktuell nur die Referatsleitung und eine Angestellte Zugang. Mit Übergabeprotokoll etc.
P: Sie haben die Höhe des Bargeldes reduziert. Vom Oktober bis Ende des Jahres war die Höchstgrenze überschritten (50% der Zeit).
F: Wir haben viel Geld von den FSRä bekommen, da sie ihre Kassen aufgelöst haben. Zusätzlich Weihnachtsveranstaltungen etc...
P: Gibt es Fristen für die Bargeldeinzahlung?
F: Aktuell nicht, aber können wir wieder rein nehmen.
P: Wenn sie sowieso die Ordnung mal wieder anfassen, dann ändern sie das.

P: § 13 der FO, ab wann beginnt die Frist von einer Woche. Da redaktionell einen Satz einfügen.
F: Ja, wir prüfen das.