1. Arbeitstreffen finanzielle Abwicklung Projekt "How to StuRa" 2021

Anwesende:

• Julia (Haushaltsplanverantwortlichkeit 2021)
• Paul (Mitglied Ausschuss Finanzielles)

Julia: An diesem Termin werden Angelegenheiten hinsichtlich Kosten, Abrechnung, Positionierung im Haushaltsplan 2021 etc. besprochen.

Was kann an Kosten anfallen? 

Paul: Lediglich Aufwandsentschädigung, also wie ich auch schon in der Sitzung gestern gesagt habe, ist das einzige was an Kosten entsteht für Menschen, die für und an dem Projekt arbeiten werden.

Kostenkalkulation (9000 €)?

In der 6. Sitzung Plenum 2021 wurde beschlossen, dass die bisher angedachte Summe in Höhe von ca. 23.000€ auf 9000€ angepasst werden soll. 
Begründung zum Änderungsantrag war, dass eine SHK-Stelle für 10 Monate ca. 4.500 € kosten würde. Da der Aufwand für das Projekt "How to StuRa" aber mindestens das doppelte ergeben wird, wurde die Summe einfach verdoppelt.

Position im Haushaltsplan?

Julia: Mir wäre es ganz lieb, wenn wir hierfür eine neue Position für diese Art von AE erstellen würden, da es sich hierbei zum einen um ein (voraussichtlich) einmaliges Projekt handelt, welches demnach nur im aktuellen Haushaltsplan 2021 auftauchen wird und zum anderen wäre es für die Abrechnung und die Buchhaltung besser, wenn es eine gesonderte Position gibt, damit es mit der eigentlichen Position AE nicht kollidiert und es da eben keine Probleme mit der Kalkulation gibt. Wegen der Abrechnung und der Buchhaltung würde ich dann sowieso nochmal mit unserer Angestellten und mit Florian reden wollen, um deren Meinung dazu zu erfragen. Zu welcher Position im Haushaltsplan würdest du es denn zuordnen wollen?

Paul: Ich würde es dem Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation zuordnen, da ja hier auch der Bereich Dokumentation angesiedelt ist und genau darum geht es ja auch. Insbesondere langfristig soll der erstellte Inhalt dort ja auch verwaltet werden.

Julia: Ja das finde ich gut, können wir machen. (Name: AE für das Projekt "How to StuRa")

SHK-Stelle(n) (ja/nein)?

Paul: Ich weiß hier leider auch nichts genaues drüber, wieso man das machen oder nicht machen könnte. 

Julia: Florian soll hierzu ja eine Aussage getätigt haben, ich werde ihn hierzu einfach nochmal fragen.

Leistung?

Julia: Also ich glaube es wäre gut, wenn jede Person, jedes Referat oder jeder Bereich sowas wie eine Art Leitfaden bekommen würde, wo drauf steht, was genau die Erwartungen seitens des Projektes sind und in welcher Form man seinen Bereich darstellen soll. Also wie eine Art Tabelle / Punkte-Liste, an derer man dann auch erkennen kann, was man schon alles erledigt hat und worauf man schon eingegangen ist. Das könnte man dann auch wieder irgendwie gleichzeitig prozentual als Arbeitsaufwand berechnen, anhand dessen man erkennen kann, was die Person schon für das Projekt gemacht hat und was eben noch fehlt.

Paul: Ja das kann man so machen, wobei wahrscheinlich die Abrechnung nach Stunden eine passende Variante wäre.

beide: Aber was man definitiv festlegen kann ist: Die Leistungen, die durch die Mitglieder des StuRa für das Projekt "HtS" erbracht werden, sollen beim Referat Personal erfasst werden (Tätigkeitserfassung).

Paul: Ich schau mal, dass ich (als Leitung Referat Personal) dazu in den nächsten 1-2 Wochen mal eine Tabelle erstellen, die das aufzeigt.

Paul: Spannend ist ja auch "abzusegnen", dass und was gemacht werden soll. Hast du dazu Vorstellungen?

Julia: Nein! Das sollte ich vielleicht auch gleich mal mit Florian besprechen. Vorschläge? Referat Qualitätsmanagement?

Paul: Naja, alles ist ja irgendwie Qualitätsmanagement. Da es ja ein Projekt von der Beauftragung Nachhaltigkeit ist, müsste ich (als Beauftragung Nachhaltigkeit) das wohl organisieren. Also das Projekt ist aktuell dort abgelegt.

Abrechnung?

Julia: Wie soll die Abrechnung erfolgen, auch vierteljährlich oder erst am Ende des Projektes?

Paul: Ich könnte mir sogar vorstellen, das monatlich zu machen, weil es wahrscheinlich für die Beteiligten einfacher wäre, es getrennt von der eigentlichen AE zu machen. 

Julia: Gibt es hierfür von dem Projekt "HtS" einen gesonderten Bereich "Abrechnung" oder eine Position, die sich dann darum kümmert? 

Paul: Ne hier ist bisher noch gar nichts festgelegt. Ich kann mir vorstellen, dass es eine Liste geben wird, wo alle Tätigkeiten vermerkt werden inkl. Dauer (muss natürlich aktuell gehalten und gepflegt werden). 

Das Referat Finanzen sollte/kann dann vorgeben, dass bspw. am Ende des Monats eine "Abrechnung" gemacht wird, bei der dann die Liste ausgewertet und anhand derer dann die Auszahlung getätigt wird. 

Julia: Man könnte ja auch den Ausschuss Personelles fragen, ob die Abrechnung von der AE für das Projekt "HtS" gleichzeitig wie die normale AE-Kalkulation erfolgen kann. 

Paul: Das können wir den Ausschuss Personelles auf jeden Fall fragen, dabei könnte man dann auch gleich fragen, ob sich der Ausschuss dafür bereit erklären würde, die Vergütung für das Projekt auch direkt zu übernehmen. 

Julia: Ja das kann ich gerne fragen. 

Paul: Du kannst dann auch dazu sagen, dass man dann dafür auch eine Sitzung zwischen Ausschuss Personelles und dem Referat Personal machen kann, um die Tätigkeiten noch einmal genauer dem Projekt zuordnen zu können.

Woher nehmen wir das Geld?

Julia: Also man könnte es auf jeden Fall aus den noch verfügbaren finanziellen Mitteln nehmen. Ich bin zwar mit der Aktualisierung des HHP auf die aktuelle Buchhaltung noch nicht ganz durch, aber es sind ja wieder ziemlich viele Dinge im ersten Drittel des Jahres die nicht stattgefunden haben. Und bis auf weiteres werden auch noch einige Dinge nicht wie geplant stattfinden oder durchgeführt werden können. 

Paul: Ja und genau das ist ja der Punkt. Wenn ich mir den Haushaltsplan 2021 mal so ansehe, sehe ich ja zum Beispiel im Referat Sport oder Referat Kultur schon einige Positionen die mit hohen Summen kalkuliert wurden, bei denen man aber schon sicher sagen kann, dass zumindest mal ein Drittel der Summe im Rahmen eines Nachtragshaushalt und auf Antrag umgewidmet werden könnten, oder wie siehst du das? 

Julia: Ja auf jeden Fall. Da kann ich wirklich mal schauen, dass ich einiges an Geld schon "zusammensuche", was dann direkt in die neue Position für die AE für das Projekt genutzt werden kann.